Verksamhetsplanering och vad ett verktyg kan göra

Här får du reda på vad en verksamhetsplan är. Verksamhetsplanering sker både i privat och offentlig sektor och kan då bygga på olika principer och begrepp. I det här inlägget fokuserar vi på dig som arbetar på en kommun eller myndighet, och vad du får ut av en mjukvara som stöd i din verksamhetsplanering.

verksamhetsplanering verktyg

Syftet med verksamhetsplanering är att följa upp kopplingen mellan den långsiktiga strategiska planeringen och det faktiskt utförandet. Detta sker till stor del genom att styra mot och nå mål. Därför är ofta verksamhetsplanering nära besläktad med målstyrning.

Verksamhetsplanen är tänkt att vägleda din verksamhet mot målen och beskriver vision, vilka ni är och hur ni ska gå till väga när ni når era mål. Oftast är verksamhetsplanen avgränsad till ett år och tas fram av ledningen eller ansvariga för den del av verksamheten som berörs.

Verksamhetsplanering påverkar även operativt utförande i sista led. Allt knyts ihop genom uppföljning av din verksamhetsdata, målen och/eller nyckeltal (KPI:er). Detta analyseras och följs förhoppningsvis upp med riktade förbättringsåtgärder.

Verksamhetsplanen bryts ned i mål, delmål och handlingsplaner ute i verksamheten i olika tidsperioder och genom målstyrningsprinciper. Ofta är ett planeringsverktyg till stor hjälp. Tänk på att inte ha för många mål. Att sätta ett mindre antal mål ökar fokus. Dessa kan sen brytas ned i delmål, som ligger närmare det praktiska utförandet.

Verksamhetsplaneringsprocessen kan och bör sammankopplas med budgetarbetet och gärna också finansiell scenarioplanering, för att kunna planera för det du kan se idag, det oväntade och för att stödja framtida verksamhetsplaner.

Underbygg gärna återkommande nulägesanalyser och riskanalyser med data, använd gärna SMART:a mål, involvera medarbetarna i framtagningen av planen och kommunicera tydligt med hjälp av årshjul och systemstöd. Även om det låter komplicerat är det av största vikt att sätta en plan baserad på data och att arbeta aktivt med planens utformning och genomförande.

Vill du se ett exempel på en verksamhetsplan? Titta gärna på hur Statens Institutionsstyrelse (SiS) har gjort här. Eller på ett webinar om deras målstyrning och Agenda 2030 här.

Hur hjälper Hypergene kommuner och myndigheter med verksamhetsstyrning?

  • I Hypergene kan din styrmodell, med vision och långsiktiga mål, formuleras och kommuniceras. Detta leder till bättre förankring och spridning av verksamhetens mål och uppdrag.
  • De olika förvaltningarna och enheterna skapar detaljerade planer och handlingsprogram som linjerar med och kopplas till de strategiska målen med en tydlig röd tråd, baserat på organisationens långsiktiga plan.
  • Via det verksamhetsnära och anpassade budget- och prognosverktyget ges mycket god ekonomisk kontroll. Integrationer med ekonomi- och personalsystem förenklar hela processen och tillgängliggör detaljerade utfall för dig och chefer ute i verksamheten.
  • Integrationer med verksamhetssystem ger löpande rapporter om aktuellt läge och det operativa genomförandet, vilket både innebär ett viktigt dagligt stöd och en gemensam helhetssyn.
  • Tillgång till verksamhetens nyckeltal, periodisk rapportering och möjligheten att styra mot uppsatta mål gör Hypergene till ett effektivt stöd i kvalitetsarbetet, oavsett verksamhetsområde.
  • Enheter kan kommentera sina uppnådda resultat och informationen kan sättas samman till färdiga rapporter som månadsrapporter, nyckeltalsrapporter och kvalitetsrapporter för att informera internt och externt.
  • Baserat på aktuella verksamhetsdata, kommenterade utfall och resultat kan måluppfyllelsen analyseras. De färdiga rapporterna ger stor möjlighet att hitta underliggande orsaker och att ta fram och besluta om åtgärder.

Hypergenes mjukvara ger dig underlag för beslut genom att samla in och presentera data från verksamheten för ledningen, chefer och för dig som behöver ha koll på verksamhetsstyrningen. Hypergene hjälper dig fatta beslut, styra mot mål och nå en högre nivå av prestation och effektivitet.


Titta på en 10 minuters videodemo här: