Vad är verksamhetsstyrning?

Verksamhetsstyrning är alla åtgärder som ledningen på olika nivåer vidtar för att uppnå ett visst resultat. I det ingår att leda, styra och utveckla verksamheten så att de resurser du har används så effektivt som möjligt för att nå dina mål. Styrningen kan beskrivas som en cykel med delarna planering, genomförande och uppföljning.

Att utveckla och förbättra verksamhetsstyrningen är något de flesta företag och offentliga organisationer arbetar med. Och det är kanske inte så förvånande, givet riskerna med en ineffektiv styrning. Att veta målsättningen med dina insatser, hur det går och vilka förutsättningar man har att förhålla sig till kan kännas som ett självklart behov hos de anställda.

På samma sätt utgår företagsledarna från att deras strategier och planer efterlevs och implementeras. Bristande styrning kan leda till att det operativa arbetet driver åt ett annat håll än mot verksamhetens mål och strategier. En fungerande verksamhetsstyrning bidrar till att överbrygga det gapet.

Effektiva beslutsprocesser

I verksamhetsstyrningen ingår att planera och investera resurser effektivt. Det arbetet sker i en kontext och med beroenden som ofta involverar många delar av verksamheten. Därför är tillgången till nyckeltal och information från många håll viktig. Utifrån den kan beslutsfattare på olika nivåer i verksamheten överväga vilka förbättringar som ger bäst resultat.

För att bli till bra beslutsunderlag behöver informationen bearbetas, sammanställas och presenteras på ett sätt som underlättar verksamhetsstyrningen. I den delen av arbetet brottas många organisationer med mycket manuellt arbete, bristande datakvalitet och systemstöd som inte stödjer verksamhetens behov.

I verksamhetsstyrningen ingår också att binda ihop olika styrprocesser. Ledningen på olika nivåer behöver kunna koppla samman affärsplaneringen med den finansiella planeringen, liksom att få aktiviteterna i verksamheten att utgå från och bidra till mål och strategier. Här spelar såväl kommunikation som processer och systemstöd in.

I sammanhanget blir det också viktigt vilken styrmodell man arbetar utifrån. Exempel på styrmodeller är balanced scorecard, tillitsbaserad styrning, total quality management och lean. I praktiken har många verksamheter delvis egenutvecklade styrmodeller med influenser från etablerade modeller, men också från branschkollegor och medarbetares tidigare erfarenheter.

Verksamhetsstyrning vs ekonomistyrning

Verksamhetsstyrningen har växt fram som en utveckling på ekonomistyrningens snävare fokus på budget och den finansiella informationen. Vissa kritiker har menat att ekonomistyrningens nyckeltal med historiska data leder till ett för reaktivt agerande. Risken är att man missar andra avgörande perspektiv, till exempel kundnöjdhet, innovation, kvalitet och personalutveckling.

Det finansiella perspektivet kan också upplevas som så pass abstrakt att det är svårt för anställda att se kopplingar mellan de finansiella måtten och den egna verksamheten. Risken är då att ledningen inte får tidiga varningssignaler om förändringar i verksamheten och branschen. Av det skälet väljer allt fler att arbeta med drivarbaserade och verksamhetsnära budgetmodeller snarare än kontobaserade.

En annan skillnad mellan verksamhetsstyrning och ekonomistyrning handlar om vem som har informationen. I verksamhetsstyrningen riktas informationen till både chefer och medarbetare, samtidigt som innehållet är mer värdeorienterat, det vill säga innehåller mer än budget/utfall. Informationen görs dessutom tillgänglig vid behov snarare än trycks ut med jämna mellanrum. Du vill stimulera till proaktiv åtgärdsorientering snarare än reaktiv.

Samtidigt kan man argumentera för att ekonomistyrningen är en viktig och central del av den moderna verksamhetsstyrningen som vuxit fram. Det handlar därför inte om att välja det ena eller det andra. Snarare är en effektiv och välfungerande ekonomistyrning avgörande för att verksamhetsstyrningen ska fungera.

Ansvaret för verksamhetsstyrning

Det är VD som beslutar om hur verksamheten ska styras för att nå sina mål. Till sin hjälp utser VD en ledningsgrupp där medlemmarna ofta ansvarar för sina respektive delar i verksamheten och hur de effektivt samverkar. Ofta har ekonomichefen ett ansvar för flera av processerna inom ekonomi- och verksamhetsstyrningen och de systemstöd som används.

Sannolikt beror det på att ekonomistyrningen har en så pass viktig roll och att verksamhetsstyrningen har sin bas däri. Inte sällan innebär det att en eller flera controllers är involverade i arbetet med olika ansvarsområden. I offentlig sektor är ofta roller som kvalitetschef eller verksamhetsutvecklare med i arbetet.

Verksamhetsstyrningsverktyg