Rullande prognos och rullande budget

Rullande prognoser är en typ av prognoser som i stället för att fokusera på kalenderåret alltid utgår från en bestämd tidsperiod framåt, till exempel 12 eller 18 månader. Rullande prognoser görs löpande och är ett stöd till företagsavdelningen, men kan också användas för att till exempel prognostisera försäljning.

Illustration av rullande prognos och rullande budget

Ett vanligt sätt att arbeta är att göra en budget för nästkommande år och att komplettera med att göra prognoser månadsvis eller kvartalsvis. En nackdel kan då vara att man inte blickar längre än till budgetårets slut. För att få en bättre och mer löpande förståelse för företagets utveckling väljer därför många att arbeta med rullande prognoser.

Skillnaden är att du i stället för att ha kalenderåret som slutdatum, tittar 6, 12, 18 eller 24 månader framåt varje gång en ny prognos görs. Nya prognoser görs ofta månadsvis eller kvartalsvis.

Tidsperioden bestäms oftast utifrån hur snabbrörlig marknaden som företaget opererar på är och de interna förutsättningarna för att ta fram de rullande prognoserna.

Du kan se din rullande prognos som ett tidsfönster som du månadsvis eller kvartalsvis uppdaterar, i stället för årsvis. Som en enkel parallell: Du kanske har ett favoritlag? Skulle du vilja gissa kommande års resultat baserat på föregående års placering eller ha möjligheten att omvärdera det du tippat månadsvis?

I det fall ditt företag vill arbeta med rullande prognoser, fundera över vilken affärsrytm och periodisering ditt företag behöver anpassa sig till. Det ser till exempel ofta annorlunda ut för ett fastighetsbolag jämfört med ett konsultföretag.

Rullande prognoser och drivare

En rullande prognos kan utgå från historiska data för att tillsammans med aktuella bedömningar från verksamheten förutsäga framtida utfall. Det gör det möjligt för organisationer att på ett mer exakt – och framför allt aktuellt sätt – bedöma utvecklingen framåt.

Genom att arbeta med drivarbaserad planering och drivarbaserade prognoser är det lättare att se vad det är som driver verksamheten framåt. I stället för att arbeta med belopp på olika konton i intäktsprognosen, arbetar man i stället med till exempel antal och pris.

I personalprognosen används begrepp som lön, frånvaro och olika typer av påslag, vilket automatiskt gör att värden hamnar på rätt konton i resultaträkningen.

Genom att identifiera de viktigaste drivarna kopplade till din affär eller verksamhet kan du i stället för att planera och prognostisera kontobaserat få ett mer verksamhetsnära perspektiv på din affär, vilket hjälper verksamheten förstå prognoserna.

Detta kräver god förståelse för vad som driver intäkter och kostnader på ditt företag. Behovet av denna förståelse leder ofta till ett närmare samarbete mellan ekonomiavdelningen och verksamhet.

Tips: Se till att du kan se utfall och prognoser i ett rullande linjediagram samtidigt i ditt verktyg. Det är ett bra sätt att tidigt se brytpunkter i en kurva.

Fördelar med rullande prognoser

Rullande prognoser hjälper dig blicka framåt, utifrån där ni är idag, och gör att du kan vara mer agil i dina uppföljningar och analyser. Ditt företag kommer kunna anpassa planer och resursallokering baserat på förändringar i ekonomin, branschen eller verksamheten.

Rullande prognoser förenklar också riskanalyser och scenarioplaneringen, och kan ibland kompletteras med prediktiva analyser och prognoser.

Det blir enklare att förklara ”varför” för ledningsgruppen eftersom insikterna och föreslagna åtgärder är baserad på färskare ekonomisk information. Detta ger i förlängningen mer välgrundade beslut. Det blir också enklare att aktivt styra, och ledningen får en mer kontinuerlig kontroll.

Rullande budgetering

Prognosen ska ses som ett förändringsinstrument som tar hänsyn till både det verkliga utfallet för de månader som gått, och budgeten för resterande period. Rullande prognoser blir därför nära sammankopplade med den rullande budgeten och är ett underlag för eller en del av den.

Med rullande budgetar har ditt företag vid varje given tidpunkt en bättre bild av det ekonomiska läget. Arbetssättet förutsätter dock att ekonomiavdelningen tillsammans med berörda delar av organisationen ska ha tid och möjlighet att utföra arbetet och en kontinuerlig dialog med de (chefer) som deltar i budgetarbetet.

Med en rullande budget styr ekonomiavdelningen den kontinuerliga uppdateringen av budgeten. Därför kallas budgetprocessen ibland kontinuerlig budget eller dynamisk budget. Fördelarna är ökad transparens, flexibilitet och gör det enklare att planera.

Konceptet rullande prognos/rullande budget stöds av den mer omfattande budgeteringsmetoden Beyond Budgeting och Beyond Budgeting Institute, som förespråkar dynamisk styrning.

En årlig budgets nackdelar

Kritik mot den årliga budgeten handlar till exempel ofta om:

  • Att det är svårt att lägga en budget för ett helt år eftersom det är svårt att se så långt in i framtiden. Efter första kvartalet blir den årliga budgeten ofta inaktuell och mer av en referenspunkt.
  • Att det kan vara tidskrävande att sätta samman budgeten eftersom arbetet är komplext, involverar många i organisationen, vilket tar tid från det löpande arbetet.
  • Att årliga budgetar snabbt blir förlegade och inte tar hänsyn till omvärldens förändringar.
  • Att de ibland får internpolitiska inslag och driver suboptimalt beteende med personliga incitament.
  • Att analysen kopplad till den årliga budgeten ibland fastnar på avvikelser och inte ser till bakomliggande problem.

De rullande prognoserna ersätter de mer statiska prognoserna som kopplas till årlig budgetering och är en förändring och ett förändringsarbete i sig. Vissa företag har helt lyckats gå ifrån den årliga budgeten, men de mest framgångsrika har planerat övergången noga och tagit den i steg.

Hypergene kan hjälpa dig med din budget och dina rullande prognoser. Ta en titt på en 10 minuters videodemo här: