Finansiell scenarioplanering och budgetprocessen

I en snabbföränderlig omvärld behöver företag och organisationer snabbt kunna överblicka den finansiella situationen och anpassa den framåtriktade planeringen. I det arbetet är den finansiella scenarioplaneringen (finansiell modellering) viktig – något som används för att uppskatta värdeförändringar i ett företag eller kassaflöde, särskilt när det finns potentiellt gynnsamma och ogynnsamma händelser som kan påverka företaget.

Scenarioplanering i sig är en analys och process för att undersöka och utvärdera möjliga händelser eller scenarier som kan äga rum i framtiden och förutsäga olika möjliga resultat. Detta kan göras på en strategisk nivå likväl som rent finansiellt. Inte minst påverkas budget- och prognosarbetet.

I normala tider är budgetprocessen en konsensusprocess som bygger upp en gemensam bild av framtiden och som guidar ett företags investeringar och intäkter under den kommande perioden. Risken är dock att budgetprocessen inte är agil nog om viktiga förutsättningar ändras.

Alternativa finansiella scenarier

Att arbeta med en rullande prognos (till exempel rullande 12-månaders prognos) och/eller att arbeta med alternativa finansiella scenarier, kan göra det lättare för dig att snabbat agera vid oförutsedda händelser.

Enligt Hypergens partner PWC måste rätt prognosverktyg “vara tillräckligt flexibelt för att klara av både uppgång och nedgångsscenarier. Modelleringen måste kunna åskådliggöra effekterna av fasta, variabla och stegvis rörliga kostnader samt försäljnings- och produktionsproblem."

PWC understryker att “du måste ha korrekta och uppdaterade faktorer i din modell för att med säkerhet kunna estimera och kommunicera de förväntade effekterna på din verksamhet. Kommunikationen är en viktig del som ger alla involverade i prognosarbetet samma utgångspunkt och referensramar. En tydlig dashboard kan åskådliggöra och underlätta kommunikationen.”

Punktmarkera risknivåer i finansiella scenarier

Enligt McKinsey kan och bör CFO:er och ekonomifunktionen punktmarkera risknivåer för att på så vis belysa olika händelser, som är tecken på att en scenarioplan bör sättas i verket. De kan även följa händelseutvecklingen på samma sätt och kan meddela ledningen kontinuerligt, även efter att en ny plan sätts i verket.

Den nya planen behöver inte påverka hela företaget. Det kan handla om ett dotterbolag eller en avdelning. Den berörda delen av verksamheten kan då behöva utveckla och tillämpa nya budgetar och ompröva riskstrategier, kapitalallokeringar och finansiering.

McKinsey menar också att ett sätt att utvärdera finansiella scenarier, är att helt enkelt se vilka som blev verklighet och till vilken grad, och bedöma hur strategiska initiativ (utfallsmässigt) kan jämföras med nivån av scenariouppfyllnad. Detta kompliceras av långsiktigheten som scenarioplaneringen bygger på.

Ett lyckat exempel i Corona-pandemin är de butikskedjor som lyckades lägga om resurser till e-handel. De kan efteråt utvärdera om de exempelvis borde lagt mer resurser på digital försäljning.

Verktyg för att förstå framtiden

Digitala verktyg för planering, uppföljning och analys är idag en strategisk fråga som avgör hur bra förutsättningarna för rätt beslut är. Målet är att allt ska vara integrerat med andra interna lösningar för att snabbt få relevant information till rätt person.

Verktyget bör också ha externa kopplingar som gör att den egna informationen kan berikas med data från andra källor. Här blir visualiseringar, automatiseringar och enkelheten i användandet av systemen avgörande.

Det räcker dock inte med att få in all information på en plats. Du behöver också kunna dra rätt slutsatser för att kunna omvandla informationen till ett värdefullt beslutsunderlag.

Som en del i frågan om verktyg har den finansiella planeringen om möjligt fått en ännu större tyngd internt – plus att den utvecklats till att involvera nyckeltal och data från hela verksamheten.

Att förlita sig på Excel-modeller eller lösningar som inte hanterar förändrade förutsättningar accepteras inte längre. Märkligt nog var det relativt vanligt bara för 5 år sen, till och med i större börsbolag. Men i takt med att förutsättningarna och omvärlden blev alltmer oförutsägbara kom frågan om system upp på ledningsgruppens och styrelsens agenda.

Hypergenes mjukvara ger dig underlag för beslut genom att samla in och presentera data från verksamheten för ledningen, chefer och för dig som behöver ha koll på verksamhetsstyrningen. Hypergene hjälper dig fatta beslut, styra mot mål och nå en högre nivå av prestation och effektivitet. Ta en snabbtitt på en kort produktvideo här!

Budget- och prognosverktyg