Vad innebär systematiskt arbetsmiljöarbete?

Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) är verksamhetens systematiska arbete med att undersöka, förebygga, genomföra och följa upp åtgärder i fysisk och psykosocial arbetsmiljö. Det handlar om att minimera risker och maximera välmående på ett strukturerat och kontinuerligt sätt.

Systematiskt arbetsmiljöarbete hemma illustration

Enligt Arbetsmiljöverket bör du samordna ditt arbetsmiljöarbete med andra aktiviteter i verksamhetens styrning. Då kommer du tydligare kunna se risker och brister. Precis som i kvalitetsarbetet eller arbetet med verksamhetens ekonomi ska arbetsmiljön vara en del av verksamhetsstyrningen, förbättringsarbetet och den dagliga verksamheten.

Det innebär att arbetsmiljö bör inkluderas i exempelvis budgetarbetet, inköp, omorganisationer, inhyrning av personal och tas upp på styrelsemöten och personalmöten.

Arbetsmiljöfrågor ska också inkluderas i verksamhetens styrande dokument som exempelvis policydokument, arbetsordningar och arbetsbeskrivningar.

Grundprincipen är att arbetsgivaren har ansvar för att ta hänsyn till alla faktorer som kan påverka arbetstagarens arbetssituation. Även för inhyrd personal. Arbetsgivaren ska ha tydliga rutiner för arbetsmiljöarbetet, kunskaper, en fördelning av arbetsmiljöuppgifter och en fungerande samverkan på arbetsplatsen.

Systematiskt arbetsmiljöarbete i praktiken

Du, som arbetsgivare, ska enligt lag bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete, och de arbetsgivare som har fler än 10 anställda ska dokumentera arbetet. Arbetet består i grunden av fyra (eller sex) steg:

1. Undersökning av verksamheten

Undersök riskfaktorer och orsaker till olyckor eller missförhållanden. Vid betydande risker ska undersökningen ske redan på planeringsstadiet. Undersökningen bör ske kontinuerligt och tillsammans med skyddsombud (arbetsmiljöombud). Det underlättar att planera arbetsmiljöarbetet med hjälp av en årshjul.

2. Bedömning av de risker som synliggjorts vid undersökningen

Vid förändringar utöver verksamhetens dagliga verksamhet ska alltid riskbedömningar genomföras. Bedöm riskerna och se arbetsmiljön som en del av din riskhantering. Använd gärna digitala verktyg och bestäm allvarlighetsgrad. Svara på dessa frågor för att bedöma risken:

  • Hur sannolikt är det att ohälsa eller olycksfall uppstår?
  • Hur svåra blir konsekvenserna?

3. Åtgärder för att minska riskerna

Omfattande eller djupgående risker bör prioriteras. Ha gärna en skriftlig handlingsplan där det framgår vem eller vilka som ska åtgärda vad till och med när.

4. Kontroll att åtgärderna faktiskt har bidragit till en bättre arbetsmiljö

Följ upp och analysera om åtgärderna har verkan och dokumentera det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Dessa fyra steg är den ”klassiska” synen på SAM. Det går även att inkludera:

5. Fördelning av arbetsuppgifter inom SAM

Arbetsgivaren har ansvar för att tillgodose att ett tillräckligt stort antal medarbetare får befogenheter, resurser och rätt kunskap om SAM. Arbetet ska fördelas ut på olika funktioner och personer, och utföras aktivt och systematiskt. Det ska även tydliggöras vad som händer om kunskaper, befogenheter eller resurser inte räcker till.

Uppgiftsfördelningen påverkas av verksamhetens rättsliga grund, exempelvis; kommunallagen, aktiebolagslagen, stiftelselagen eller skollagen.

Tänk på att kommunikationen och ansvaret ska dokumenteras. En person som har fått ett ansvar (exempelvis ett skyddsombud) ska kunna skicka tillbaka en uppgift med skriftlig motivering till varför uppgifter skickas tillbaka.

6. Årlig uppföljning

Följ upp arbetsmiljöarbetet årligen. Använd skyddsombuden och försök nå en hög nivå av samverkan. Målet är att förbättra det systematiska arbetsmiljöarbetet och dess rutiner. Ledningen ansvarar för den årliga uppföljningen och resultatet ska dokumenteras.

Checklista: Vad bör du inkludera i ditt SAM?

Lista på faktorer som kan påverka den enskilde medarbetaren:

  • Att leda medarbetare
  • Roller och ansvar
  • Arbetsanpassning
  • Olyckor och tillbud
  • Ergonomi
  • Missbruk
  • Fysisk arbetsmiljö
  • Buller och vibrationer
  • Möjlighet till återhämtning
  • Möjlighet till inflytande, variation, samarbete och sociala kontakter
  • Hot och våld på arbetsplatsen
  • Psykosocial arbetsmiljö
  • Medarbetare under 18 år
  • Kränkande särbehandling och mobbning
  • Arbetsbelastning och stress
  • Lönesättning
  • Rekrytering
  • Personalförändringar
  • Organisationsförändringar
  • Ny eller förändrad utrustning
  • Jämställdhet
  • Mångfald och inkludering
  • Antikorruption och mutor
  • Hållbarhet – ekonomisk, ekologisk och social
  • Verksamhetsutveckling

Lagkrav (AFS 2001:1) ställs på:

  • Att arbetsmiljöarbetet drivs i samverkan med arbetstagare/skyddsombud.
  • Att det finns kunskaper för arbetsmiljöarbetet.
  • Att det är tydligt vem som ska göra vad.
  • Att det finns rutiner, i förväg bestämda tillvägagångssätt som beskriver hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska bedrivas.
  • Att det SAM årligen följs upp.

Tanken med lagstiftningen och SAM är att säkra ett hållbart arbetsliv för svenska arbetstagare. Tänk på att alla arbetstagare och förhållanden måste omfattas, även om en liten del av arbetsstyrkan berörs av något.

Fördelar med att arbeta aktivt med systematiskt arbetsmiljöarbete

Ett väl fungerande SAM leder till ökad trivsel och produktivitet:

  • Upptäck och åtgärda risker innan något händer.
  • Bidra till goda arbetsförhållanden, förebygg sjukskrivningar och motverka stress.
  • Bidra till bättre ekonomi genom goda arbetsförhållanden.
  • Bidra till goda prestationer, trivsel och engagemang.
  • Bidra till att stärka arbetsgivarvarumärket.
  • Skapa ordning och reda i din verksamhet.

Hypergenes mjukvara ger dig underlag för beslut genom att samla in och presentera data från verksamheten för ledningen, chefer och för dig som behöver ha koll på verksamhetsstyrningen. Hypergene hjälper dig fatta beslut, styra mot mål och nå en högre nivå av prestation och effektivitet. 

Titta på en 10 minuters videodemo här: