7 frågor att ställa dig inför inköp av beslutsstöd

Varför bör du bry dig om vilket beslutsstödsystem som köps in till kommunen du jobbar på? Det finns flera anledningar. Kanske är du chef med styrning av verksamhet som en del av dina arbetsuppgifter. Eller så är du controller, beslutsfattare eller på annat sätt involverad i hur kommunen planerar, följer upp och analyserar?

Med rätt system för beslutsstöd och verksamhetsstyrning kan du arbeta enhetligt med strategisk planering, målstyrning, budget, prognos, uppföljning, analys och rapporter – allt utifrån en integrerad och sammanfogad vy hämtad ifrån olika datakällor. Potentialen att bli effektivare är stor, och det finns flera frågor du bör ställa inför ett inköp. Här är några exempel:

1. Hur ska systemstödet användas och bidra till bättre beslut?
Det ska göra jobbet enklare för alla som bearbetar, analyserar och förbereder underlag, liksom vara ett stöd för chefer och beslutsfattare. Då blir ett enkelt gränssnitt lika viktigt som kraftfull funktionalitet. Utgå alltså från en tydlig idé om hur ni vill använda systemet och vad det ska uppnå.

2. Hur lagras informationen?
Du har säkert redan reflekterat en del kring GDPR och ”molnet”. Fundera därför på hur leverantörens molnlösning ser ut, om de erbjuder andra alternativ, om data ska lagras i Sverige eller om det räcker att den lagras inom EU? Leverantören ska kunna svara på alla frågor och vara en trygg partner inom datasäkerhet.

3. Finns det något skäl att inte ha den ekonomiska styrningen i samma verktyg som mål- och kvalitetsstyrning?
I de allra flesta fall vinner kommunen mycket på att länka samman de olika delarna i planering, styrning, uppföljning och analys. Av olika skäl har dessa frågor lösts i separata system historiskt, men de hör i högsta grad samman. I vissa fall finns dock lösningar på plats som du inte vill byta ut. Då bör det nya systemet kunna komplettera.

4. Hur vill du växa in i verktyget?
Det är lätt att köpa ett system för dagens behov men man tjänar på att tänka på framtida behov. Att framtidssäkra både tekniskt och strategiskt gällande ett mjukvaruinköp är oftast en god idé. Bäst är om du kan växa in i verktyget i den takt du själv vill – och successivt addera funktioner när behoven uppstår.

5. Vad kan förenkla för dig i vardagen?
Ofta finns vissa funktioner som du redan nu vet kommer göra stor skillnad. Kanske vill du slippa skicka Excel-filer fram och tillbaka till olika hörn av kommunen? Eller behöver du förbättra datakvaliteten och minska det manuella arbetet genom integrationer med källsystem. Det finns många tidsvinster med rätt systemlösning. Vilka processer är viktigast att effektivisera?

För många kommuner är ofta ett av de viktigaste målen att nå en snabbare och mer effektiv budgetprocess. Då kan exempelvis automatiska arbetsflöden vara viktiga, liksom att kunna arbeta drivarbaserat utifrån volym och antal i stället för kronor. Även rapporteringen är ett område som ofta kan effektiviseras. Du vet vad din avdelning behöver. Är du ute efter flexiblare processer eller vill du skapa transparens kring överlämningar genom verktyget?

6. Är du rätt person att ha med i styrgruppen eller i en referensgrupp i upphandlingen?
Är du till exempel en controller som har många kontaktytor mot chefer? Då kommer verktyget förenkla din vardag avsevärt och det är logiskt att du är med i processen.

7. Vad vill du och kommunen få ut av beslutsstödsystemet?
Att fundera på vad du och kommunen vill ha ut av ett system för beslutsstöd och verksamhetsstyrning är en del av hur kommunen utvecklas. Och hur Sveriges kommuner styrs är viktigt för samhället  precis som att vi på Hypergene också tror att det är viktigt för dig i din yrkesroll.

HYPERGENE FÖR Kommuner och regioner