7 tips för implementation av Hypergene Budget och prognos för kommuner

Du som står inför att köpa in ett digitalt stöd för ekonomistyrning till din kommun får här generella tips på vad du kan tänka på innan projektstart, hämtat från Hypergene-kunden Västerås stad. Det kommer hjälpa dig att i stora drag förbereda dig på ett implementationsprojekt.

Hypergene har konsulter som är experter både på kommunal ekonomistyrning och hur du bäst implementerar och använder applikationen Budget och prognos för kommuner. Vi har ett stort antal kommuner som kunder och nästan alla använder vårt stöd för ekonomistyrning. Det innebär att vi har en lång erfarenhet för att hjälpa till med just din kommuns arbete- något som när applikationen är på plats bidrar till att spara mycket tid i ditt planeringsarbete. Tid som i stället kan läggas på verksamhetsutveckling.  

7 tips från hur Västerås stad drev sitt implementeringsprojekt: 

1. Dela upp er i grupper
Dela upp er i en mindre utvecklingsgrupp och en större referensgrupp. Utvecklingsgruppen består av de som är utvalda att leda förändringsarbetet och referensgruppen är utvalda ekonomer och chefer (användare). Utvecklingsgruppen ska helst innehålla en tydlig ägare av projektet och en uttalad projektledare. 

2. Sätt en (flexibel) plan
Ta fram en plan för implementationen och skapa tidsutrymme eftersom planen kan komma att förändras. Sätt en gemensam målbild i utvecklingsgruppen och inkludera en gemensam vision för implementationen av systemet. 

3. Planera resurser
Implementationsprocessen finns många resurser att tillgå, till exempel utbildning och konsulter som kan stödja i olika delar. Det blir lättare att behålla fokus och kontinuitet om dessa resurser ingår i planen. Inte minst är utbildning och träning extra viktigt i förändringsarbetet som uppstår om det nya verktyget innebär nya och mer effektiva arbetsprocesser. 

4. Ge stöd till ambassadörer
Hitta eldsjälar i referensgruppen. Lyft dem, hylla dem och motivera dem. Detta kommer föra ut förändringsarbetet organiskt i organisationen. Ekonomerna i referensgruppen kommer kunna fungera som pedagoger och utbilda chefer i organisationen. Stöd dessa ambassadörer genom att ge dem rätt uppmärksamhet och förutsättningar. 

5. Samsyn kring användandet
Applikationen för budget och prognos är ett verktyg som chefer får stor nytta av. Ta in ekonomernas syn, men låt vägen framåt styras av en gemensam målbild för alla användare. Annars finns det en risk att ni tappar de nya och effektivare processerna för att i stället hitta halvlösningar på hela problem. 

6. Fråga och förbättra
Prata med referensgruppen och organisationen. Fråga vad som kan göras bättre. Detta går att göra via enkäter och möten. Enkäter passar bättre när du ställer frågor till en större grupp. Detta gäller innan, under och – inte minst – efter implementeringen. Sträva efter att hela tiden lyssna och bli bättre. 

7. Öppenhet för förändring
Ha en öppenhet för det förändringsarbete som ett nytt verktyg innebär. Börja enkelt och skala upp när förståelse skapats. Digitalisering kan vara svårt för en del, men ger mycket stora effekter när de nya processerna satt sig. 

Med Hypergene på plats kunde Västerås stad gå ifrån informationsinhämtning via e-post, Excel och Word. Chefer som tidigare inte gick in i ekonomisystemet ser idag Hypergene som ett verktyg i vardagen. Ett sätt att själva få kontroll och överblick. De har nu tillgång till den information som behövs för att fatta välgrundade beslut och upptäcka avvikelser i tid.