Helhetslösning eller "Best-of-breed"? Det beror på...

En vanlig frågeställning hos organisationer vi pratar med handlar om applikationsstrategi. Är det smartast att välja en helhetslösning från en leverantör, eller ska man istället välja specialiserade lösningar från olika leverantörer och integrera dessa - en så kallad "Best-of-breed"-strategi. I min mening finns det inget enkelt svar på frågan, utan det beror väldigt mycket på situationen och kravbilden hos den aktuella organisationen.

Utifrån vårt eget perspektiv tycker vi föga förvånande att det ofta finns ett antal signifikanta fördelar med att välja en helhetslösning från Hypergene – eller för den delen att börja med en del av vår lösning för att, om man vill, sedan växa vidare med fler delar. Varje produktdel står var för sig starkt i konkurrensen med nischade produkter.

Det finns dock många perspektiv på valet mellan helhetslösning och Best-of-breed och jag kommer beröra några av mina tankar nedan.

Till att börja med: Relativt ofta möter vi organisationer som redan investerat i specifika lösningar inom verksamhetsstyrningsområdet. Ibland sitter man till exempel mitt i ett flerårsavtal med en lösning för målstyrning och har hunnit investera hundratals eller rent av tusentals timmar i att implementera exempelvis mål- och kvalitetsstyrning utifrån den produktens logik.

I ett sådant fall är det sannolikt mer relevant att fokusera på andra, relaterade, förbättringsområden, snarare än att byta ut den befintliga lösningen. Det kan exempelvis handla om att implementera mer agila och proaktiva budget- och prognosprocesser, eller bättre och mer ändamålsenligt beslutstöd.

Här blir det då viktigt att hitta lösningar - exempelvis från Hypergene - som kan samverka och interagera på ett sömlöst och effektivt sätt med den lösning som redan finns på plats. Vi har många exempel på kunder som på så sätt kombinerar och kompletterar en befintlig lösning med en Hypergene-lösning.

Ett liknande, inte heller det ovanligt scenario, är att organisationen investerat i BI-lösningar som Power BI, Tableau eller Qlik. Detta handlar då ofta om att man implementerat self service-verktyg för specialistanvändare som controllers, eller specifika nischade lösningsbehov som exempelvis försäljningsanalys, kundanalys och management dashboards.

Precis som i det tidigare exemplet blir det då naturligt att fokusera på andra förbättringsområden, vilket kan vara allt från effektivare strategisk och finansiell planering till ett effektivt och rollanpassat beslutstöd för ett bredare spektrum av användare inom verksamheten. Bara för att ta ett - inte helt slumpmässigt - exempel kan då en lösning som Hypergene komplettera och samverka med den befintliga BI-lösningen.

Ovan två exempel är scenarios där man redan har lösningar på plats och vill komma vidare. I andra fall står man inför situationen att göra ett tydligt vägval i sin framtida applikationsstrategi.

En Best-of-breed-modell har ett antal potentiella fördelar, exempelvis att det i alla fall i teorin ger en större lösningsflexibilitet där man kan byta ut ett system eller en lösningskomponent mot en annan. Och ännu mer grundläggande att man kan välja den lösning man föredrar inom varje funktions-/processområde, istället för att begränsa sig till den palett av system, moduler och lösningskomponenter som ingår i helhetsleverantörens lösning.

Det kan också vara så att man har en god relation med en eller ett par systemintegratörer/konsultpartners som erbjuder sina utvalda Best-of-breed-lösningar samt mer eller mindre standardiserad integration mellan dem.

Samtidigt finns uppenbara fördelar med en helhetslösning från en systemleverantör som utvecklar en lösningsplattform med från början helt integrerade komponenter eller moduler. Systemleverantören garanterar att helheten fungerar, systemadministratörer behöver bara förvalta och utveckla en lösning, slutanvändare behöver bara lära sig ett användargränssnitt och drar fördelen av en mer konsistent och konsekvent användarupplevelse. Och som jag visade i exemplen ovan: med rätt helhetsleverantör behöver du inte ens välja helheten från början, du kan istället komplettera din nuvarande uppsättning produkter med en viss del för att i nästa steg ha möjligheten att växa vidare i den takt du själv önskar.

Helt klart finns för- och nackdelar med båda vägval, och nedan tänkte jag beröra några saker man bör fundera på i valet mellan det ena och det andra. För i slutändan är varje organisation unik och bör väga argumenten på ett sätt som passar just sina förutsättningar.

1. Möjligheten att börja med ett mindre steg och växa vidare
Många organisationer sitter med stödsystem som implementerades när organisationen hade delvis andra behov än vad den har idag. Det kan exempelvis vara så att organisationen har växt ur en del av de stödsystem som används, eller att andra interna eller externa faktorer gjort (ändrad affärsmodell, processer, branschlogik etc.) att verksamhetsbehoven förändrats.

I ett sådant läge kan man tänka sig att man antingen gör en större genomsyn av verksamhetens behov och sätter upp en ambitiös plan för att snabbt byta ut och implementera nya stödsystem, eller att man väljer att arbeta lite mer iterativt och fokusera på de mest kritiska stödsystemen först.

Här är det i det senare fallet viktigt att även en helhetslösning kan implementeras stegvis och i den takt organisationen själv önskar. En ny lösning behöver initialt samverka med ett antal befintliga system, och sedan kan det vara aktuellt att successivt byta ut fler befintliga stödsystem mot moduler eller komponenter i den nya helhetslösningen.

2. Modern agil lösningsarkitektur
Idag är nog alla analytiker och experter överens om att smart och framtidssäker lösningsarkitektur ska vara modulär, agil och gärna container- eller mikrotjänstbaserad. Organisationer sitter med olika typer av stödsystem och beroende på vilken typ av lösning vi diskuterar finns olika perspektiv på hur man kan tänka kring applikationslivscykel, förändringshastighet och agilitet.

Plattformen i verksamhetens applikationsstrategi är normalt de system som hanterar organisationens ekonomi- och affärsprocesser, det vill säga transaktionsorienterade system som ERP-/affärssystem och branschspecifika stödsystem.

Dessa system är normalt sett väldigt integrerade med verksamhetens processer, svåra att snabbt byta ut, och ofta centrala från ett masterdata-perspektiv. Dock är det kritiskt att dessa system kan samverka på ett effektivt och flexibelt sätt med alla andra system i och utanför verksamheten (nya och förändrade system, datakällor, webbtjänster och mikrotjänster), inklusive flexibla och agila stödsystem för exempelvis beslutstöd, planering och masterdatahantering. Detta gäller oavsett om grundstrategin är en helhetslösning eller mer av en Best-of-breed-strategi.

3) Integrationsteknologi är (oftast) inte den stora utmaningen
Dagens systemlösningar erbjuder oftast mer och mer standardiserade integrationslösningar, allt från standardformat till webbtjänstbaserad standardteknologi som REST och Open Data Protocol (OData). Även om det exempelvis fortfarande förekommer mer traditionella filbaserade integrationer, innebär detta att även om man inte har en sofistikerad integrationsplattform på plats, så är det inte tekniken som är den största integrationsutmaningen, utan snarare frågor som relaterar till masterdatahantering och datamodeller, validering och affärs-/processlogik.

Relaterat till Best-of-breed-strategier med fler inblandade system innebär det att man ofta behöver lägga mer analys och arbete på att säkerställa en god data- och masterdatamodell och effektiva arbetsflöden över systemgränserna. Har man däremot valt en helhetslösning har systemleverantören naturligtvis designat lösningen för att adressera detta (därmed inte sagt att man inte behöver lägga analys och arbete på dessa frågor i alla fall, även en "helhetslösning" har integrationspunkter och samverkar med andra system och datakällor).

4) Behörighetsstyrning kan vara en utmaning
Behörighetsstyrning har flera olika dimensioner. Användarroller och användarprofiler styr oftast vilka funktioner, arbetsflöden och vyer användaren har åtkomst till. Ofta kombineras detta med olika former av ansvar där exempelvis en vy dynamiskt ska visa "mina medarbetare" eller "mina godkännanden" utan att användaren behöver göra ett aktivt val. Dessutom vill man ofta också styra behörighet till data, vilket kan vara kopplat till roll och ansvar, men även behöva definieras utifrån andra aspekter.

I teorin kan man i en Best-of-breed-modell arbeta med integrerad behörighetsstyrning, exempelvis baserat på Active Directory-grupper. I praktiken har dock olika system sin egen logik och struktur kring behörighetsstyrning, vilket innebär att i realiteten måste hela eller delar av behörigheten ändå konfigureras och underhållas i varje system för sig.

Behörighetsstyrningen i ERP-/Affärssystemet ska ofta spegla behörighetsstyrningen i målstyrningsverktyget, planeringsverktyget och beslutstödsverktyget etc. När en medarbetare börjar, byter roll/ansvar eller slutar måste detta underhållas i varje system. Detta kan vara ett utmanande och tidsödande arbete med stor risk för fel eftersom behörighetslogiken ser olika ut i respektive system.

5) Hur hanteras GDPR-frågor?
Många organisationer har arbetat intensivt med GDPR-efterlevnad de senaste åren. Varje system i verksamheten måste analyseras och hanteras utifrån olika GDPR-perspektiv, exempelvis "rätten att bli glömd". Här finns oftast ingen lösning på plats som kan hantera detta i flera olika system, utan radering eller anonymisering av data måste hanteras i varje enskilt system, och man måste också säkerställa att exemplevis integrationer inte reverserar den gjorda raderingen/anonymiseringen. Precis som vad gäller behörighetsstyrning så krävs således mer analys och arbete ju fler system som används i organisationen.

6) En eller flera leverantörsrelationer?
Med en Best-of-breed-strategi har man naturligt fler leverantörsrelationer. Även om man primärt arbetar med en systemintegratör som har flera system i sin lösningsportfölj, har man indirekta leverantörsrelationer med systemintegratörens partners.

Detta behöver inte vara ett problem i sig, men det kan exempelvis innebära att man påverkas av flera olika leverantörers avtal och villkor, och om det under implementation och förvaltning uppstår problem är det viktigt att ansvaren mellan dessa leverantörer är tydligt definierat (inklusive frågor som backuphantering och disaster recovery när data ligger i separata men integrerade system), och att man både löpande och i samband med uppgraderingar har koll på ev. beroenden mellan de olika lösningarna och leverantörerna. Det är också viktigt att man exempelvis har koll på hur man hanterar förändringar i avtals- och licensvillkor med flera inblandade leverantörer.

Med en helhetslösning har man färre leverantörsrelationer. Däremot kan det vara svårare att exempelvis byta ut sin systemintegratör eller en konsultpartner, och man är normalt sett mer "inlåst" i sin lösning och det kan vara svårare att byta ut en modul eller lösningskomponent mot en best-of-breed-lösning.

7) Leverantörens kompetens och specialisering
Om man väljer en lösning direkt från en systemleverantör vet man att man får tillgång till de mest kvalificerade konsulterna som arbetar med systemleverantörens lösningar. Man vet också att både dessa konsulter och systemleverantörens kundsupport har direktaccess till systemleverantörens produktteam, utvecklingsteam och alla andra experter inom bolaget.

Vidare vet man att det branschfokus och de branschlösningar som erbjuds kommer direkt från systemleverantören. Arbetar man exempelvis med en systemintegratör/konsultpartner har man som nämnde ovan ofta fördelen att kunna byta ut denna om man inte är nöjd med samarbetet och leveransen. Däremot finns det ett större avstånd mellan de konsulter och eventuellt även den kundsupport man arbetar med, och den faktiska systemleverantören, och dessa har inte alltid samma möjlighet att hålla sig "up to date" med nya systemversioner etc.

Det kan också vara så att det är den valda systemintegratören/konsultpartnern som har valt ett visst branschfokus, eller utvecklat en branschlösning "ovanpå" systemleverantörens standardprodukt. Här får man inte samma fördel av en systemleverantörs utveckling av standardprodukten, utan är exempelvis beroende av ett fåtal nyckelpersoners expertis och ofta även kundunik och kundfinansierad utveckling.

8) Hur ser leverantörens affärsmodell ut?
Vid en bedömning av totalkostnad för en ny lösning är det ofta lättare att bedöma denna när man köper en helhetslösning från en systemleverantör. Techföretag/systemleverantörer mäts och värderas baserat på återkommande intäkter, vilket innebär att det främsta kostnadselementet för kunden oftast är priset på molntjänsten, och utöver implementationskostnad och olika former av förvaltningsstöd (fast eller löpande) finns normalt inga dolda kostnadsfaktorer. Systemleverantören har oftast ingen stark drivkraft att optimera sin konsultaffär.

Väljer man istället en lösning från en systemintegratör, har de normalt sett en konsultbaserad affärsmodell. En systemintegratör kan vara villig att erbjuda en relativt slimmad instegsaffär, men kommer över tid vilja maximera sin konsultaffär. Detta är positivt utifrån en situation där man vill ha mycket hjälp från konsulter (man brukar kunna köpa i princip hur mycket konsulttjänster man vill), men gör det betydligt svårare att bedöma totalkostnad under systemets hela livslängd.

Det beror på...
Så efter att ha resonerat kring olika aspekter av helhetslösning kontra Best-of-breed återkommer vi till inledningens "det beror på". Varje företags förutsättningar, omgivning och behov ser olika ut, och det finns för- och nackdelar med båda applikationsstrategierna. Från vårt perspektiv på Hypergene tycker vi föga överraskande att fördelarna med en helhetslösning ofta väger över, men vi har också många kunder där Hypergene smärtfritt samverkar med andra system av Best-of-breed-typ – precis så som en flexibel och agil helhetslösning ska kunna göra, om den är utvecklad på rätt sätt och med kundernas behov i fokus. Sammantaget är därmed det viktigaste att man gjort en gedigen analys och ett medvetet val.

Går ni i tankar att utveckla er förmåga och era systemlösningar inom planering, uppföljning och analys är ni varmt välkomna att höra av er.

Stefan Kim, försäljningschef på Hypergene

 

Stefan Kim

Försäljningschef

+46 707 845 145
Mejla Stefan