Motivation och lärande – här är fem knep för att spika nyckeltalen 

Det låter enkelt: Några få relevanta och korrekta nyckeltal som teamet eller organisationen är överens om. Actions när det avviker. Men verkligheten är mer komplex än så. Till slut är det människor som ska fatta besluten och anställda som ska agera. Och då finns en rad saker att tänka på för att hastighet och siffror inte ska ta över.  

Blogg Bino Catasus

Det sägs att Bino Catasús, professor i företagsekonomi vid Stockholms universitet, brinner för siffror. Sanningen är snarare att han brinner för hur människor påverkas, agerar och drivs av de nyckeltal och KPI:er som finns. Per Engwall är systemarkitekt och medgrundare av Hypergene. Under de senaste 25 åren har en viktig del i hans arbete med produktutvecklingen varit att fundera på hur vi kommer fram till rätt nyckeltal för rätt mål och del av organisationen.  

Per Engwall och Bino Catasús delar en rad insikter i hur organisationer som vill få bättre koll på hur deras finansiella nyckeltal, prognoser och verksamhetsstyrning kan hjälpa till att nå målen på bästa sätt: 

1. Använd inte för många nyckeltal

När medarbetare eller chefer tvingas hantera för många nyckeltal i sin verksamhet uppstår tre större problem, enligt Bino Catasús: 

  • Det drar resurser
  • Man ser inte skogen för alla träd
  • Det går att beskriva och inte minst förklara ”vad som helst” om det finns för mycket data. 

”Siffror ska vara början på diskussionen, inte slutet. Att arbeta med flera hundra nyckeltal varje månad riskerar att urarta i ett slags glosförhör. Forskning visar att vi kan hålla ungefär sju saker i huvudet samtidigt. Jag tycker att det är en bra tumregel för antal”, säger Bino Catasús. 

”Framför allt handlar det om förståelsen vilken resa man vill göra och vilken del av organisationen det handlar om. När målbild och funktion har satts är det dags för nästa steg: Att skapa relevans och begriplighet”, säger Per Engwall. 

2. Låt en del av nyckeltalen vara av motiverande karaktär

”Konsten är att balansera det som kan uppfattas som negativt, till exempel värden som inte får missas eller överskridas, med att också ha alla de parametrar som fungerar som en morot. Samtidigt kan det negativa utfallet också vara positivt om det leder till ett förändringsarbete. Annars blir det bara en lampa som står och blinkar rött.”, säger Per Engwall. 

”Det är viktigt att vi vågar visa problemen utan att bli en felsökare. Människor vill vara stolta, känna att de gör något bra. Mitt råd är att ta tre saker som man är stolt över och tre som är utmaningar. Då kan verksamheten röra sig framåt”, säger Bino Catasús.

3. Prioritera tid för lärande

Bino Catasús har observerat att det på många organisationer inte verkar finnas tid för lärande. Då är risken är att alla inblandade har bestämt sig och kör på, utan att reflektera. 

”För mig är lärandet i centrum för nyckeltal. För att lära sig behöver personer och organisationer acceptera att det saknas kunskap eller acceptera att vi har haft fel. Här kan nyckeltalen fungera som en väckarklocka”.

4. Se bortom siffran

”Siffror är inte loket, det är hjälpmotorn. Siffror gör ingenting, det är människorna som fattar besluten och som påverkas av besluten”, säger Bino Catasús. 

Mängden data och information som finns i dag riskerar att bli för mycket. Kort sagt: Det går nästan alltid att hitta statistik som stödjer just din tes. 

”Praktexemplet är de politikerdebatter vi sett det senaste året. Här slängs siffror fram och tillbaka. Så kan vi inte styra företag och organisationer – det vore förödande”, säger Bino Catasús. 

”Att se bortom siffrorna handlar om att inte bara fokusera på till exempel budgetvärdet. Man kan försöka kvantifiera det mesta men det är få saker som slår att ta ett bra samtal med de anställda som arbetar nära verksamheten. För krasst sett är det ju inte siffrorna i sig som skapar engagemanget i förändringsarbetet, det gör människor i samtalet med andra människor. Däremot behövs både samtal och rätt data för att lyckas hela vägen”, säger Per Engwall.

5. Undvik hastighet före riktning

”Alla verkar springa fort på jobbet. Men frågan är om de springer åt rätt håll. Min känsla är att det är mycket fart före riktning och det tror jag är riskfyllt. Det är en prioriteringsfråga för cheferna. Att våga pausa, våga prioritera”, säger Bino Catasús. 

”Att arbeta agilt och driva mot ständig förbättring är en filosofi för många organisationer och företag i dag. Men det finns en risk att man tappar långsiktigheten om det blir för mycket fokus på den etapp man är i för tillfället. Vi behöver ständigt bejaka att vi kan behöva nya nyckeltal för olika delar av resan. Se till att alltid ha en bra kikare”, säger Per Engwall. 

Att enkelt kunna skapa, hantera och följa upp nyckeltal är en viktig del av Hypergene. Ta en titt på en 10 minuters videodemo här: