Acceptera att framtiden är osäker – dags att tänka om kring budgetarbetet?

Dagens syn på budget, uppföljning och prognoser riskerar att inte hänga med omvärldens nya krav. Ett budgetarbete som slukar månader av tid för organisationen och som blir inaktuell redan första kvartalet kan göra att du tappar både riktning och kraft, enligt två experter på området. Så här ska du tänka istället. 

Knut Fahlén

Budgetarbetet för nästa år är igång för många företag och organisationer. Oförutsägbarheten har kanske aldrig varit så hög tidigare. Vart tar räntan, energipriserna och inflationen vägen? Hur påverkar det pris och efterfrågan? Och kan vi räkna med leveranser i tid? Knut Fahlén är forskare och författare till flera böcker om dynamisk styrning och beslut under osäkerhet och risk. Han varnar för riskerna med ett traditionellt budgetarbete i osäkra tider:

”Vid ett klassiskt budgetarbete ska allt presenteras i detalj och in på rätt konton. Många företag och organisationer säger till mig att budgeten är lite gammal redan den 1 januari. Och helt föråldrad efter första kvartalet. Det är slöseri med resurser tycker jag”, säger Knut Fahlén.

Att vi lever i osäkra tider håller Knut Fahlén med om. Men det har vi gjort i över ett decennium:

”Framtiden är förutsägbart osäker. Det har den varit sedan 2009. Efter Lehman Brothers konkurs rämnade ekonomin i stora delar av världen. Sedan hade vi askmolnet, covid, fartyget i Suezkanalen. En rad händelser som stör hela logistiska system och som har stor påverkan på samhället. I dag måste alla acceptera att framtiden är osäker”, säger han.

Ulrika Bröjer är controller med nära 20 års erfarenhet från en rad stora företag. I dag arbetar hon som lösningsexpert på Hypergene.

”Den klassiska budgeten kan vara väldigt tungrodd. Jag har varit där själv. Det kan ta flera månader och framförallt kraft som istället skulle kunna läggas på den löpande verksamheten. Att budgeten sedan blir inaktuell ganska fort förstärker bara känslan av att man vill ha mer effektivitet”, säger Ulrika Bröjer.

”I tider då det händer väldigt mycket, både med en osäker omvärld och högt förändringstempo, måste alla vara på tårna. Den som inte har örat mot rälsen riskerar att bli omsprungen. Då gäller det att ha tänkt igenom både arbetssätt och vilka förutsättningar du har på plats. Vare sig du fortsätter med den traditionella budgeten eller går över till en mer dynamisk styrning finns mycket att vinna på att jobba mer automatiserat och utifrån en digitaliseringsstrategi som inkluderar den finansiella planeringen”, säger hon.

För att närma sig ett mer agilt tankesätt, krävs förändringar. Ulrika Bröjer och Knut Fahlén har några nycklar för att snabbare ställa om till en mer flexibel syn på budget:

  • Möt behovet av snabbare prognoser. Excel har sina begränsningar när det kommer till flexibilitet. Arbeta med rätt input, använd bra verktyg för att få fram prognoser på en mer frekvent basis. Arbeta med rullande prognoser.
  • Arbeta med bästa- och värstascenario. Presentera det för ledningen. Baserat på vad som är det mest troliga kan alla involveras i vilket beslut som ska tas. Här kan magkänsla och erfarenhet lutas mot hårda siffror.
  • Använd experterna. Involvera personer som har örat mot rälsen. Samarbeta och bjud in medarbetare som befinner sig ute i verksamheten. Det blir ett iterativt sätt att jobba, att få upp informationen till beslutsnivåer. Det hjälper till att upptäcka trender tidigt.
  • Skapa automatik. Om organisationen har automatiserad, rollbaserad och flexibel information – då blir budgetarbetet mer dynamiskt. Det underlättar för de medarbetare som är inblandade. De kan ägna tid åt annat, till exempel analyser och kartläggningar med relevans. Det leder till en bättre bild av sammanhang i stället för månader av detaljerat budgetarbete. Visualisera trendlinjer och gör informationen begriplig.
  • Se bortom årsskiftet. Det finns en risk i att låsa sig vid ett datum och inte kunna se bortom det. Den som använder rullande prognoser kan fånga upp trender parallellt. De flesta bolag och organisationer behöver en kontinuerlig följsamhet med rytmerna och vad som händer i världen. Gör en allokering på en hög nivå och dra ned på detaljarbetet.
  • Förenklat budgetarbete = bättre ledarskap. Månader av detaljstyrda excelark betyder att chefer får så mycket information att ta hänsyn till att de inte ens hinner se sina medarbetare. Chefer riskerar att brista i sitt ledarskap. En budget där mål och mening är kopplade ger cheferna mer tid och gör att medarbetarna känner sig mer delaktiga i besluten som fattas.
  • Gå ifrån förhandlingsspelet som en budget kan innebära. Säljmål som sätts för lågt eller extra kuddar som skyddar mot utgifter är ineffektivt, stelbent och saknar verklighetsförankring.
  • Ta lärdom av nya techföretag. De arbetar oftast mer slimmat, mer agilt. De utsätts för hårdare konkurrens och har större förståelse för plötsliga förändringar och svängningar.

Med automatisering, rätt verktyg och smarta system kan budget, prognos och uppföljning gå snabbare, vara smidigare och mer effektivt. Med kvalitetssäkrad information kan du få bättre precision i prognosen än förut.

”Det är tid som frigörs åt andra saker än att klippa, klistra och knacka formulär. Har du satt grunden, modellen och ett arbetssätt kan du anpassa dig efter att verkligheten förändras. Du justerar när du behöver helt enkelt”, säger Ulrika Bröjer.


Ta en titt på en 10 minuters videodemo här: