Hur kommunicerar en ekonom ekonomi?

Ekonomen kan ekonomi, men riskerar ibland att prata förbi verksamheten som ska utföra förändringar och förbättringar med stöd av den ekonomiska informationen. Vad och hur kommunicerar en ekonom? Vilka utmaningar finns och hur övervinns de? Hur har kommunikationen påverkats av pandemin?

Kommunicera ekonomi med verktyg

Bino Catasús, professor i redovisning och revision vid Stockholms universitets, berättade i ett webinar om ekonomisk kommunikation, baserat på hans forskning och erfarenheter.

I webinaret tog Bino avstamp i grunden till ekonomiarbetet som lätt förenklat handlar om att samla och organisera ekonomisk information och att analysera och kommunicera ekonomiska slutsatser och insikter. Olika uppgifter utförs av olika roller, exempelvis administratörer, controllers eller det som ibland kallas ”Business Partners”.

Bland arbetsområdena märks lönsamhetsrapportering, strategisk analys, kravanalys och förstås även den löpande bokföringen och rapportering (internt och externt).

Hur kommunicerar ekonomen ekonomi?

Ekonomens ambition är förstås att alltid ha rättvisande och relevanta siffror som speglar verkligheten. Utifrån den basen ska de hitta, sammanställa och kommunicera läget här och nu, var de ser utmaningar och säkerställa att chefer och beslutsfattare har rätt underlag för att kunna ta ansvar för sin del av ekonomin.

Som ekonom är det dock ofta en utmaning att kommunicera det som är relevant och samtidigt nå fram med budskapet. Informationen och analysen ska representera verkligheten och få beslutsfattare att agera, eller åtminstone ha möjligheten att agera på information som denne tagit till sig.

Alltså krävs en stor dos kommunikation. Men dessvärre, berättade Bino om i webinaret, kan ekonomens kommunikationsverktyg ofta vara Excel. Därför lyckas ekonomens rapporter inte alltid vinna den uppmärksamhet som de förtjänar. För mottagaren blir siffrorna en för abstrakt karta av verkligheten.

Hur bör ekonomen kommunicera?

I webinaret berättade Bino om att mottagaren av den ekonomiska kommunikationen alltid behöver tolka siffror den ser till i sin dagliga verksamhet, för att i förlängningen kunna driva förbättring. Ekonomen bör därför sträva efter att göra det lätt för mottagaren, ha en pedagogisk ansats och säkerställa att siffrorna kontextualiseras.

Exempelvis bör kostnader översättas till verksamhetsnära mått och kopplas till exempel från verkligheten. Det går även att förklara från andra hållet, och börja med det som ligger närmare mottagaren, till exempel: ”en sjukfrånvaro kostar X kronor per dag”, i stället för ”sjukfrånvaron är 4,5 procent”.

Något som Bino intresserat sig extra för i sin senare forskning är ekonomens behov av vardagssamtal. Genom att prata med kollegor i korridorerna och göra sig tillgänglig för samtal om ekonomin skapas en ökad förståelse för ekonomens roll och hur verksamheten presterar. Men det är också en viktig kanal för att öka ekonomens förståelse för verksamheten och det som ligger bakom siffrorna. Relationer på arbetsplatsen hjälper ekonomen att bygga broar av förståelse.

Under pandemin har vi nu tappat en stor del av ”småpratet” som skapar tvärfunktionell förståelse. Och över tiden kan detta leda till att klyftan mellan ekonomerna och verksamheten ökar – något som riskerar få konsekvenser för båda sidor. Bara att vara medveten om ”småpratets” betydelse och att det delvis försvunnit gör att vi bättre kan hantera risken.

Hypergenes mjukvara ger dig underlag för beslut genom att samla in och presentera data från verksamheten för ledningen, chefer och för dig som behöver ha koll på verksamhetsstyrningen. Hypergene hjälper dig fatta beslut, styra mot mål och nå en högre nivå av prestation och effektivitet.

Hypergene kan hjälpa dig kommunicera kring ekonomi. Ta en titt på en 10 minuters videodemo här: