Vad är personalplanering?

Personalplanering (Workforce Planning) är arbetet med att optimera för att ha rätt mängd medarbetare, med rätt kompetens och erfarenhet, som utför rätt uppgifter, på rätt plats, vid rätt tidpunkt.

Personer sitter runt ett bord

När det finns ett uttalat rekryteringsbehov brukar det dominera i diskussioner kring personalplaneringen, men personalplanering är mer än så. Det handlar också om att förutse kompetensluckor, arbetstid och kostnader. På tjänsteföretag är personalen även en intäkt, vilket gör personalplaneringen ännu viktigare.

Personalplanerar du rätt kan du se lägre frånvaro, effektivare administration, kostnadsbesparingar, högre grad av harmonisering med regler och lagar och produktivare anställda vilket i förlängningen leder till högre intäkter. På sikt kan personalplanering även främja samarbete i team, i organisationen i stort och distansarbetet.

Hur personalplanerar man?

Flexibiliteten i hanteringen av personal är en nyckel för att allt just ska bli ”rätt”, men det handlar också om att knyta samman personal som resurs till de övergripande affärsmålen, den strategiska planeringen, riskhanteringen, den övriga resursplaneringen och ekonomin för att inte fastna i uppfyllnad av kortsiktiga mål och omedelbara rekryteringsbehov.

McKinsey menar att kartlägga och planera utifrån färdighet (”talent pool”) i stället för arbetstitel eller var någon jobbar (geografiskt och inom företaget) är en väg in i ett mer dynamiskt personalplanerande. Det kan vara ett sätt att stöpa om och effektivisera din personalplanering, om det behovet finns.

Det handlar också om att använda ditt företags data effektivt. Enligt Gartner anger 67 procent av tillfrågade beslutsfattare inom personalplanering att de inte använder sin data effektivt. Analys i personalplaneringsprocessen är en förutsättning för att personalplanera rätt.

Strategisk personalplanering i 5 steg

1. Sätt mål

Koppla din personalplanering till dina affärsmål och din övriga strategiska planering. Det är viktigt att inkludera linjechefer, ekonomiavdelningen, HR och ledningsgruppen i detta arbete. Här är ofta HR-strategin vägledande och ligger klart närmst personalplaneringen, om du inte arbetar på ett tjänsteföretag där stora delar av affären utgår från hur väl du planerar för kostnader och intäkter när det gäller personal.

Det finns goda skäl att ta med en omvärldsanalys i det här läget, eftersom konjunkturen, konkurrenter och andra externa faktorer kan påverka din personalplaneringsstrategi.

Tänk på att bryta silos till andra avdelningar och andra relevanta processer. Finansiell scenarioplanering och riskanalys kan (exempelvis) kopplas samman med din personalplanering även på en taktisk och operativ nivå, med rätt verktyg.

2. Analysera arbetsstyrkan

Kvantitet (medarbetarna och tillgänglig tid) och kvalitet (färdigheter och kompetenser) bör analyseras och eventuellt också prognostiseras. Kartläggningen kan sen ha fler analys- och användningsområden. Allt ifrån att utveckla individuell kompetens till att lägga grunden för att optimera intäkter genom tjänsteförsäljning.

3. Hitta kompetensluckor och behov

Visualisera din data och arbeta med den. Var finns luckor i kompetens? Var finns luckor i bemanning? Hur kommer det se ut framöver? Var finns de framtida riskerna? Var ligger kostnaderna och hur ska ni förhålla er till dem?

4. Utveckla handlingsplanen

Hur ska ni rekrytera och behålla personal? Hur bör organisationen se ut för att det ska lyckas? Vilka tekniska hjälpmedel behöver ni? Vilka förändringar bör ske på kort sikt och vilka bör ske på lång sikt? Detta är några exempel på frågeställningar ni behöver förhålla er till. Det viktiga är att utgå från just er situation och hur personalplaneringen behöver omsättas i planer och aktiviteter i förhållande till era mål.

5. Förbättra kontinuerligt

Förbättra personalplaneringen kontinuerligt och koppla eventuellt ihop den med det systematiska arbetsmiljöarbetet och/eller det systematiska kvalitetsarbetet för att skapa synergier. Identifiera framsteg som du kan skala, förbättringsområden och problem i uppföljningsarbetet.

Det är en god idé att hela tiden vara öppen för input från ledning, personal och kunder. Se personalplaneringen som en process och som ett strategiskt verktyg.


I detta inspelade webinar visar Hypergene och Deltek hur Delteks operativa projekt- och resursplaneringslösning People Planner kan fungera sömlöst tillsammans med Hypergenes Extended Planning and Analysis-lösning (xP&A).

Se webinaret genom att fylla i formuläret: