Vad är resursplanering?

Resursplanering (Resource Planning) handlar om att identifiera, prognostisera och allokera resurser i verksamheten. Resursplaneringen ska säkerställa ett effektivt utnyttjande av resurser och är en naturlig del i arbetet i tjänsteföretag och projekt.

Resursplanering illustration

Resurser är inte bara personalresurser. Det kan handla om tekniska och administrativa resurser, material, utrustning och kontor. Oftast är just fysiska resurser mer aktuellt för företag som producerar. Givetvis är också pengar en avgörande resurs för alla verksamheter, även om det sällan är pengarna som avses när man pratar resursplanering.

Enligt McKinsey och 83 procent av tillfrågade beslutsfattare är strategisk resurshantering viktigast för tillväxten - till och med viktigare än operationell effektivitet, fusioner och förvärv. Ändå omfördelar en tredjedel av de tillfrågade företagen endast 1 procent av sitt kapital från år till år (snittet är 8 procent). Här är personal och kompetens en viktig del.

Resursplanera personal

Projekt är oftast något som påverkar resursplaneringen mycket. Projekten kommer och går, och innebär att resurser i verksamheten omfördelas. Därför finns ett naturligt resursplaneringsbehov i projektbaserade verksamheter.

Konsultbolags intäktsmodell är starkt kopplad till hur väl man lyckas belägga sina konsulters tid i projekt och förvaltning. Låg personalkostnad, hög produktivitet och hög flexibilitet tillsammans med hög kvalitet i det som utförs blir allt viktigare i takt med digitalisering och att marknader blir mer internationella, och därigenom mer konkurrensutsatta.

Det finns mycket att ta hänsyn till för någon som har personalansvar på ett tjänsteföretag. Tillgänglighet, önskemål om arbetstid, budgeterade timmar, intäktsmål, fördelning av projekt, lagar och regler, för att nämna några exempel. Det är dessutom viktigt att identifiera vilka kompetenser som behövs och hur de bäst kommer till nytta.

För att kunna resursplanera ett projekt behöver du exempelvis:

  • Hämta input kring förväntningar, behov, utmaningar och risker från kunden, ditt team och andra intressenter när du planerar. Sätt mål gemensamt.
  • Dra lärdomar av hur ni eller andra gjort tidigare. I de mest effektiva tjänsteföretagen finns strukturkapital som byggs över tiden och skapar allt effektivare projekt.
  • Bygga en tydlig tidslinje med viktiga deadlines och delleveranser och/eller använd en eller flera mjukvaror som stöd för att kunna planera och kommunicera.
  • Identifiera vilka resurser som behövs och när du behöver dem. Här behöver du också identifiera om det finns resurser (exempelvis kompetenser) som saknas och hur du ska säkerställa att brygga gapen genom till exempel underkonsulter.
  • Identifiera när och hur du får de resurser du behöver. Du som projektledare kommer behöva be om personalresurserna från linjechefer eller konsultchefer. För dialog kring kapacitet, tillgänglighet, kompetens och risker.
  • Analysera rimligheten i projektets förväntningar, om projektet är genomförbart och om det finns risker för att inte kunna nå projektmålen.
  • Arbeta fram en utförlig projektplan, men var beredd att omvärdera din plan längs vägen.

Resursplanering med mjukvarustöd

Tjänsteföretag arbetar mycket med beläggning eftersom de säljer kunskap genom konsulttimmar. Därför är de också bra exempel på när resursplanering är en nödvändig del av verksamhetsstyrningen.

Cheferna i verksamheten kan i sitt planeringsverktyg få bättre insyn och kontroll; hantera konsulternas timmar effektivare, se en realtidsvy av utfall, planera för semestertoppar, optimera och hantera risker kring beläggning, och hitta tidstjuvar bland arbetsuppgifterna.

Enhetligheten och kommunikationsmöjligheterna i ett resursplaneringsverktyg sparar tid åt cheferna. Att få planeringen visualiserad och kunna arbeta i den gemensamt innebär stora tidsvinster och effektvinster.

Det går att koppla ihop ditt resursplaneringssystem med ett system som hanterar planering bredare (Hypergene), och då kunna göra bredare analyser och uppföljningar och arbeta med KPI:er och nyckeltal.

Om du använder en helhetslösning går det att koppla ihop resursplaneringen med budgetarbetet, riskhanteringen, scenarioplaneringen, målstyrningen och den strategiska planeringen. Du ser de samband du behöver se och får ett bredare prognos- och analysunderlag. Transparensen, samarbetsmöjligheterna och förståelsen breddas också, ofta med en eller flera controllers hjälp.

Excel brukar vara ett vanligt resursplaneringsverktyg, vilket ofta leder till utmaningar. Excel är ett väldigt bra verktyg, men det är inte ett planeringsverktyg.

Hypergene har ett flexibelt stöd för drivarbaserad planering av resurser integrerat i Hypergenes ramverk för modulen Budget & prognos. Här finner du ett inbyggt konfigurerbart stöd för att hantera både kostnads- och intäktssidan i en smidig konfiguration via ”self service-gränssnitt”.

Ett urval av funktioner:

  • Stöd för olika resurser.
  • Hantering av centrala påslag (exempelvis pensionspåslag).
  • Möjlighet att arbeta med olika typer av frånvaro.
  • Inbyggd kalenderfunktion och timprislista för hantering av intäktsgenerering.
  • Stöd för olika konteringsregler.
  • Möjlighet att arbeta med olika modeller för att fylla förslagsdata.

I detta inspelade webinar visar Hypergene och Deltek hur Delteks operativa projekt- och resursplaneringslösning People Planner kan fungera sömlöst tillsammans med Hypergenes Extended Planning and Analysis-lösning (xP&A).

Se webinaret genom att fylla i formuläret: