Så digitaliserar du planering och uppföljning: ”Se det som en trappa”

Digitaliseringen berör alla företag och målet är ofta flexibilitet och effektivare processer. Inte minst när omvärlden blir alltmer oförutsägbar. Mitt i utvecklingen står vi på Hypergene och vår molnbaserade produkt för beslutsstöd och verksamhetsstyrning. För att få ut full effekt av digitaliseringen finns steg som du bör ta i rätt ordning.

peter Hypergenes vd

"Idag jobbar många med affärsplanering, budget och uppföljning på ett sätt som inte alltid hänger ihop. Vår produkt gör processerna enklare, höjer kvaliteten och ser till att företag kan styra mot sina mål," säger Peter Andersson, VD på Hypergene.

Digitaliseringen sker samtidigt som mycket annat i samhället förändras i snabb takt. Då blir det viktigare än någonsin att ha rätt beslutsunderlag och flexibilitet i sina planeringsprocesser.

"Målet bör ju vara att affärsplaner, budget och prognos är enkla för organisationen att ta fram, men också enkla att revidera. Dessutom behövs rätt beslutsunderlag för chefer och ledare. Det kan låta lätt i teorin men är ofta svårt för lite större verksamheter."

Fem steg för att lyckas

Att digitalisera sin planering, uppföljning och analys skapar nya möjligheter, fortsätter Peter Andersson, och menar att det finns fem steg för att optimera utvecklingsresan. Det första steget handlar om ekonomistyrningen.

"Ekonomi- och personalinformation är visserligen digital men finns ofta i separata system eller Excel-modeller som fyller olika funktioner. Det gör arbetet svårt. I Hypergene gör integrationer och automatiska arbetsflöden att du kvalitetssäkrar och effektiviserar budget- och prognosarbetet."

Steg nummer två handlar om att införa stöd för affärs- och verksamhetsplanering. För med ekonomistyrningen på plats kan du enklare få strategi och styrmodell att fungera i vardagen. En viktig del är att definiera och prioritera i bolagens nyckeltal. Först då vet du vad som ska mätas och följas upp för att få bolaget att utvecklas rätt. Även här skapar Hypergene nya möjligheter, menar Peter Andersson.

Väl vid steg tre är det dags att bygga ut med mer verksamhetsdata: omvandla data och information till rapporter för analys och beslut. Det handlar om att tidigt kunna fånga signaler och styra om snabbt om det behövs.

"Vid det fjärde steget arbetar man effektivt med både kvalitetsarbete och förändringar. Nu handlar det om att optimera och förbättra processer, flöden och hur information tillgängliggörs. Med det gjort kan du i det femte steget ta hjälp av intelligenta system som föreslår lösningar med hjälp av exempelvis machine learning och AI. Det kommer vara en naturlig del i beslutsfattande i framtiden," säger Peter Andersson.

"Det är som en trappa. Det viktiga är att du har en produkt som verkligen har stöd för dina behov och låter dig ta stegen i din takt."

Ett system för nya tider

Peter Andersson berättar att vi har kunder i de flesta branscher och att pandemin visat hur viktigt det blivit att ha rätt systemstöd på plats.

"Att snabbt kunna uppdatera sina planer, arbeta med rullande prognoser och få ut beslutsunderlag är exempel på det som blir allt viktigare framöver," avslutar han.

Hypergenes mjukvara ger dig underlag för beslut genom att samla in och presentera data från verksamheten för ledningen, chefer och för dig som behöver ha koll på verksamhetsstyrningen. Hypergene hjälper dig fatta beslut, styra mot mål och nå en högre nivå av prestation och effektivitet. 

Titta på en 10 minuters videodemo här: