Ökar effektiviteten i medlemsorganisationer: Snabbare, smartare och tydligare

När att tjäna pengar inte är ditt primära mål är det lätt att verksamheten blir ineffektiv, otydlig och komplex. Men det finns flera medlemsorganisationer som gör om och gör rätt. Stockholms stift, Unionens a-kassa och HSB är tre medlemsorganisationer med fundamentalt olika uppgift. Gemensamt är att de hittat en väg framåt; digitalt och transparent.

Det ekonomiska läget gör det inte enkelt för Sveriges medlemsorganisationer. Svårt att öka intäkterna på ena sidan. Ökade kostnader på den andra. Lägg till ökad konkurrens och höjda räntor. Då blir svaret, lösningen ofta att ”då måste vi bli effektivare”.

Louise Lindgren är controller på HSB Stockholm. För hennes organisation är det viktigt att blicka framåt med hög trovärdighet. Prognoser, trender och framtidsutsikter måste ha hög skärpa.

”När vi lägger prognoser börjar vi med frågan: Vad vet vi i dagsläget? Vi gissar inte. Därefter tittar vi framåt och ställer frågor som: Vad är rimligt och vad kan vi sikta på? Vi följer data och analyser på faktorer som kan påverka oss. Det kan till exempel vara priset på el och fjärrvärme, vatten eller hur räntorna utvecklas”, säger Louise Lindgren.

”Bostadsrättsföreningarna har blivit mer ekonomiskt medvetna. De handlar upp smartare och konkurrensutsätter sina leverantörer. Det ställer högre krav på oss och vi behöver vara på tårna. Och vi måste ligga före dem”, säger hon.

HSB består av 24 föreningar och 677 000 medlemmar. HSB Stockholm är den största föreningen med 180 000 medlemmar. De har arbetat med Hypergenes lösning sedan 2008, en kort tid i HSB:s hundraåriga historia. Just nu är behovet ännu större än tidigare. För när nyproduktionen av bostäder flöt på, räntorna var låga och bostadsbristen hög fanns inget tryck på att effektivisera verksamheten. I dag är verkligheten annorlunda.

”Nu behöver vi verkligen se över vår verksamhet och gå igenom våra utgifter och ta betalt för det vi utför. För att leverera nytta till våra medlemmar”, säger hon.

Torbjörn Hygins är stiftscontroller på Stockholms stift, Svenska kyrkan:

”Vi har alltid haft mycket data att tillgå – men den har inte varit samlad i ett och samma system. Det, tillsammans med en skriftlig redogörelse från våra medarbetare för hur verksamheten utvecklas, gör att vi har mer koll på vad som händer och att våra mål kan nås. Nu kan vi enkelt och snabbt upptäcka vad som är av vikt framåt, vad som avviker och vidta åtgärder”, säger han.

Att information i systemet blir gemensam skapar större samsyn, förståelse och kunskap om vad Stockholms stift har att förhålla sig till. Arbetet med rapporter och uppföljning blir mer effektivt.

”Svenska kyrkan är inte mer komplex än andra organisationer. Jag har varit på andra bolag och ser egentligen inte vår verksamhet som mer komplex än andra. Men med Hypergene kan vi skapa en struktur för planering och uppföljning”, säger Torbjörn Hygins.

Medlemsorganisationer skiljer sig från privata bolag och offentlig sektor. Här väljs styrelsen av medlemmarna, som ofta har en aktiv roll i verksamheten – genom beslutsfattande och engagemang. Ledarskapet är inte sällan präglat av samarbete och delaktighet. Medlemmarnas behov, intressen och samhällsnytta går först.

Jeanette Mandl är chefsjurist och sektionschef på Unionens a-kassa. För henne har övergången till Hypergene inneburit en rad förändringar. Nödvändiga sådana för en organisation med höga externa krav på sig, från myndigheter och lagstiftare.

”Vi har höga sekretesskrav på oss för att skydda våra medlemmar. Vi hanterar känsliga och stora mängder data som inte får läcka ut. Det ställer höga krav på struktur, styrning och kontroll; att vi har en effektiv och produktiv verksamhet, informationskanaler som fungerar, att vi följer regler, att vi arbetar mot korruption”, säger Jeanette Mandl.

Att bli en digital organisation var inte bara en önskan från medlemmar och styrelse. Det fanns även direktiv som pushade Unionens a-kassa åt det hållet. Ett nytt system skulle handlas upp och flera aktörer kände sig kallade. Valet föll på Hypergene på grund av stabilitet, transparens och tryggad implementation.

”Att Hypergene även hade kollektivavtal gjorde att vi bestämde oss”, säger Jeanette Mandl.

Gemensamt är att alla tre organisationer betonar vikten av rätt och uppdaterad information på en och samma plats. I en osäker ekonomisk omvärld ger det ökad kostnadskontroll och bättre prognoser. Det saknas inte utmaningar men framtiden ser ljus ut, konstaterar de alla tre.

 

Vill du veta mer om Hypergene?
Hypergenes kunder kan effektivisera sina finansiella planeringsprocesser, följa upp verksamheten genom avancerade analys- och rapporteringsmöjligheter och arbeta med målstyrning på ett sätt som bryter ner övergripande planer till mål, nyckeltal och aktiviteter i hela organisationen.

Vill du veta mer? Läs mer om vår lösning här eller titta på en 7 minuters videodemo av vår lösning:

Motivation och lärande – här är fem knep för att spika nyckeltalen 

Det låter enkelt: Några få relevanta och korrekta nyckeltal som teamet eller organisationen är överens om. Actions när det avviker. Men verkligheten är mer komplex än så. Till slut är det människor som ska fatta besluten och anställda som ska agera. Och då finns en rad saker att tänka på för att hastighet och siffror inte ska ta över. 

Experternas 11 bästa tips för bättre och skarpare beslut i din organisation

Att fatta beslut i en omvärld som förändras blixtsnabbt, kräver knivskarpt fokus och en stor portion mod. Men är det möjligt att skapa perfekta förutsättningar för att besluten ska bli bättre, mer korrekta? Ja, det går i alla fall att komma en bra bit på vägen. Det säger beslutsexperten Ari Riabacke och Hypergenes vd Urban Bucht.

Acceptera att framtiden är osäker – dags att tänka om kring budgetarbetet?

Dagens syn på budget, uppföljning och prognoser riskerar att inte hänga med omvärldens nya krav. Ett budgetarbete som slukar månader av tid för organisationen och som blir inaktuell redan första kvartalet kan göra att du tappar både riktning och kraft, enligt två experter på området. Så här ska du tänka istället.