Business Intelligence – användning och användare

Beslutsfattare använder Business Intelligence (beslutsstöd) för att stödja en organisations dagliga verksamhet. Ett faktabaserat och datadrivet beslutsfattande i syfte att basera beslut på tillförlitliga data. Denna data visualiseras i rapporter och dashboards och vägleder beslut.

Genom att göra data till en dörröppnare för din organisations strategiska tänkande och använda rätt data för att styra, planera och följa upp verksamheten kan chefer i din organisation skydda sin verksamhet mot fel vägval och fatta bättre beslut. 

Business Intelligence och dina förutsättningar

Enligt Harvard Business Review är det stor skillnad mellan att förstå vikten av data och att göra det till en prioritet. Instinkt har fortfarande en plats i beslutsfattande, men bör inte vara det primära verktyget. Robert Glazer på Harvard Business Review gör denna liknelse:

“An illustration of this is professional gambling. Casinos thrive because many bettors believe they are smarter than the odds, and that they can beat the house with bold betting.”

Enligt McKinsey är det många som har höga förhoppningar om kraftfulla BI-verktyg och framtida analyser, men ofta utan en klar strategi. Det leder till misslyckade pilotprojekt som inte har kopplats mot andra avdelningar. Bottna i din verksamhets verklighet, och se analysen som ett sätt att strukturerat förändra verksamheten ett beslut i taget. 

Enligt Gartner kommer endast 20% av analytiska insikter att ge affärsresultat 2022. Vilket innebär att du borde satsa på ett system ni klarar av, och som klarar av att ge er insikter.

Användning av Business Intelligence

  • Samla in data  
  • Strukturera data  
  • Analysera data  
  • Omvandla data till insikter
  • Fatta rätt beslut  

Ofta bör de insikter du får ut från ett BI-verktyg ställas mot insikter från andra källor och den verklighet verksamheten befinner sig i; gällande exempelvis omvärld, övergripande affärsmål och eventuell scenarioplanering. Den data du har är den du kan analysera i systemet. Däremot kan till exempel omvärldsanalyser vara svårare att kvantitativt få in i ditt Business Intelligence-verktyg, detta är dock helt beroende på hur analysen är gjord.

När du börjar mäta något får det större fokus. Därför är valet av nyckeltal viktigt. Många verksamheter har så många nyckeltal att medarbetarna har svårt att avgöra vad som är viktigast. Därför ska vissa mått och nyckeltal användas för att uppmärksamma avvikelser, andra för att styra verksamheten mot sina mål. Ta höjd för att användandet av BI kommer leda till förändringsuppslag. 

Business Intelligence och tvärfunktionella team

McKinsey menar att du kommer ställas inför valet kring hur centraliserad din organisations datahanetering bör vara: Centraliserad, decentraliserad eller hybrid. De olika modellerna kan prestera lika bra, menar McKinsey  förutsatt att styrning och ledarskap finns där för att dessa enheter inte ska bli till öar. 

Harvard Business Review talar varmt om tvärfunktionella team kopplat till BI. Om tvärfunktionella team är något du vill bygga upp ska du tänka på att; BI och det tvärfunktionella teamet innebär nya processer för alla, kartlägga vilka som ska vara med och varför. Om ditt analysteam inte förstår varför IT och Marknad är inbjudna till analysplaneringsmötet kommer de sannolikt vara mindre benägna att ta till sig deras perspektiv. 

McKinsey talar varmt om en “översättare” som kan översätta teknisk jargong, affärsmål och analyser inne i analysgruppen, men främst för och till intressenter runt om i verksamheten.  

Bygg en öppen dialog och ha regelbundna avstämningar med analysteamet och se det som ett omfattande samarbete där ni ska börja smått och skala. 
 

Business Intelligence-användare

Enligt Harvard Business Review utnyttjar inte många chefer de analytiska verktygen som finns till deras förfogande och förlitar sig mycket på instinkt i situationer där data ger en mer fullständig bild. De som har störst nytta av ett BI-system är oftast de som sitter i ledningsgruppen eller chefer runt om i verksamheten – men också medarbetare som tar fram beslutsunderlaget, till exempel controllers, som vinner mycket tid och får större möjligheter med ett BI-system på plats. 

Varje företag behöver experter som ansvarar för att analysera relevanta data och hjälpa till att informera medarbetarnas beslutsfattande. De som använder ett BI-verktyg har ofta titlar som exempelvis controller, business analyst, data scientist och data officer. Beroende på val av verktyg och arbetsmetodik kan det finnas kopplingar till både Artificial Intelligence och Big Data.    

I en mindre organisation kan det handla om en analysexpert som är nära kopplad till försäljningsavdelningen – då handlar det oftast om kunddata. Experten på den mindre organisationen hittar mönster för att förstå framtida kundbeteenden, i syfte att generera intäkter.   

Det är vanligt att data delvis eller helt hanteras beroende på funktion och avdelning. Då kan exempelvis finansiella och ekonomiska data hanteras av en grupp controllersControllers hämtar då in information kring exempelvis budgeten ifrån organisationen via systemet för att kunna sammanställa och visualisera data till ledningsgruppen och chefer i organisationen.

Verktyg för uppföljning och analys