Vad är Business Intelligence?

Business Intelligence (BI) är ett samlingsbegrepp som beskriver hur du och din organisation bättre kan förstå er verksamhet och fatta bättre beslut genom att använda metoder och processer för att utvinna och strukturera data och information.

Business Intelligence kan ses som en kombination av affärsanalys, dataextrahering, datavisualisering och datainfrastrukturen i sig. Business Intelligence är också tätt sammankopplat med Business Intelligence-verktyg som möjliggör användandet.

Genom integrationer till olika källsystem lagras data i ett datalager och genom BI-verktyget har du oftast många möjligheter att vrida och vända på din data för att kunna analysera det du vill, utifrån den data du har i ditt datalager. Integrationsmässigt kan det röra sig om CRM-system, personalsystem och ERP-system.

Den data och information som utvinns visualiseras och rollanpassas ofta i BI-verktyget för att beslutsfattare lättare ska kunna förstå, analysera och fatta beslut baserat utifrån informationen.

Gartner definierade 1989 Business Intelligence som ”ett samlingsbegrepp för idéer och metoder för att förbättra företags beslutsfattande genom användningen av faktabaserade stödsystem”. En växande utmaning sedan dess är att den ”fakta” som idag består av ”data” befinner sig i många olika system och filer.

Business Intelligence är beslutsstöd

De insikter som kan utläsas blir till beslut och dessa beslut påverkar verksamheten i rätt riktning. Därför kallas ofta Business Intelligence för beslutsstöd på svenska och handlar i grunden om att analysera och presentera information.

Växande mängder data ger dig möjligheter, men kan också uppfattas som outnyttjat om det inte används. Ett beslutsstödsystem hjälper dig fatta välgrundade beslut genom effektiv informationshantering och en effektiv analys och uppföljning.

Ett bra BI-verktyg behöver därför kunna ta in data från såväl Excel som integrera mot många olika källsystem och därefter få data att fungera tillsammans. Idén är att BI-verktyget ska skapa fler möjligheter än vad respektive system hade klarat var för sig.

Många gånger innebär dessutom BI-systemet att mycket manuellt arbete kring datainsamling och kvalitetssäkring kan undvikas. Resultatet blir ett beslutsunderlag som är mer kvalitativt och relevant – och allra helst tillgängliggjort i rätt omfattning, för rätt person vid rätt tillfälle.

Frågan om att tillgängliggöra beslutsunderlag hänger samman med möjligheterna att skapa och distribuera rapporter (både internt och externt). I många verksamheter är detta ett tidskrävande och manuellt arbete.

I utvärderingen av BI-verktyg bör därför rapportfunktionalitet vara en minst lika viktig del som visualisering. Båda delarna är viktiga utifrån såväl effektivitet, som möjligheter att fatta välgrundade beslut.

Varför använda ett Business Intelligence-system?

  • Din organisation blir mindre personberoende.
  • Du fattar bättre beslut.
  • Du kan mäta resultat och måluppfyllnad.
  • Verksamheten får en gemensam bild av verkligheten.
  • Kvalitet i både data och beslut höjs.
  • Automatiseringar och den tid det sparar.
  • Att svagheter och styrkor tydliggörs. Potentiella problem uppmärksammas.
  • Ökad operationell effektivitet.
  • Flaskhalsar identifieras.
  • Onödiga kostnader identifieras och du kan genomgående minska kostnader och risker.
  • Du spar tid (effektiviserar) och möjliggör nya samarbetsformer. Interna processer förbättras.
  • Potentiella nya intäktsströmmar tydliggörs eller möjligheter inom befintliga intäktsströmmar synliggörs.
  • Du kan hitta nya eventuella konkurrensfördelar.

Sammanfattningsvis handlar det om att slippa stora delar av manuell hantering och kunna fatta snabbare och bättre beslut. Resultatet du når har att göra med hur väl systemet passar dig, hur bra analysen blir och hur väl uppföljningen sköts.

Business Intelligence och nyckeltal

Inom Business Intelligence är begrepp som mått och nyckeltal viktiga. Dessa används för att följa och utvärdera hur väl verksamheten presterar mot sina mål. Nyckeltal kan bland annat delas in i lönsamhetsmått, verksamhetsmått och finansiella mått. I olika verksamheter värderas nyckeltal olika högt. En vanlig utmaning är att för många nyckeltal används, vilket gör det svårt för verksamheten att veta vilka mätetal som är viktigast.

Ett BI-verktyg arbetar med mått och nyckeltal på olika sätt beroende på hur en verksamhet valt att implementera verktyget. Det är till exempel viktigt att ha enats om hur nyckeltal definieras, vilken data som ligger till grund för beräkningar av nyckeltal och förstås vilka nyckeltal som ska användas. Risken är annars att verksamheten arbetar med olika bilder av verkligheten. Det kan också leda till att en verksamhet styr mot olika mål eller utifrån prioriteringar som ibland står emot varandra (målkonflikter).

BI-verktyg ska helst kunna kombinera olika datapunkter för att skapa så verksamhetsnära nyckeltal som möjligt. Ett exempel från fastighetsbranschen är att uppgifter om intäkter och antal uthyrda kvadratmeter kan finnas som mått i olika system. Kombineras datapunkterna kan intäkt per kvadratmeter (hyresvärde) följas och analyseras i BI-verktyget.

Fastighetsföretaget Stena Fastigheter använder sitt BI-verktyg för att få en bra bild över sitt fastighetsbestånd, analysera data, tillgängliggöra uppföljningsarbetet, kvalitetssäkra data och hitta gemensamma arbetssätt för att nå de övergripande målen. De märkte också att de kunde se ett ökat ansvarstagande, engagemang och delaktighet i organisationen.

Verktyg för uppföljning och analys