Projekthantering: Ledning och koordinering av projektaktiviteter

Projekthanteringen hjälper dig och ditt team strukturera, utföra och spåra de aktiviteter som skapar värde för ditt projekt och för det framåt. Projekthanteringen handlar om att hantera de arbetsuppgifter som ditt projekt består av. Här är verktyg för digital projektstyrning är till stor hjälp.

Illustration av projekthantering

Vad är projekthantering?

Projekthantering är den process som stödjer ett teams förmåga att organisera, övervaka och genomföra de aktiviteter som krävs för att nå ett eller flera specifika mål. Detta innebär planering, hantering och utförande av arbete för att möta projektkrav och deadlines. Genom att använda projekthanteringsverktyg kan team centralisera all information, dela synpunkter och samarbeta mer effektivt.

Projekthantering skiljer sig från hantering av "vanliga" arbetsuppgifter genom att fokus på specifika, tidsbegränsade leveranser snarare än kontinuerliga processer. Detta kräver ofta att projektledaren har en kombination av teknisk expertis, ledarskapsförmåga och affärskunskap.

Även om genomförande är tydligt sammankopplat med projekthantering kan projekthantering även anses innefatta projektplanering, teamorganisation, riskhantering och någon form av slutredovisning som berättar om målen nåtts, om det värde som skapats och vad som ska tas med till nästa projekt.

Hur lyckas man med projekthantering?

Engagera teamet tidigt och se till att alla förstår sina uppgifter och ansvarsområden. Kommunikation och samarbete är viktigt för att säkerställa att projektet rör sig framåt och enligt plan. Bolla gärna projektets tidslinje med teamet tidigt för att ni gemensamt ska kunna stämma av om den är realistisk.

Gartner har observerat att många projektledare fokuserar på att förbättra samarbetet, kommunikationen och rapporteringen, och att det idag handlar om mer än att leverera projekt i tid och inom budget. Projekthantering handlar alltså snarare om att säkerställa det förväntade affärsresultatet och värdet.

Fokusera på att uppnå resultatet i stället för att bara slutföra aktiviteter. Det är viktigt att vara flexibel och anpassa projektplanen när det behövs för att säkerställa att projektet når de önskade resultaten. Framgångsrik projektledning kännetecknas av den pågående utvecklingen och förfiningen av metoder och praxis.

Det är en god idé att använd ett sätt att visualisera och kommunicera projektet. Exempelvis genom Gantt-schema, Milstolpeschema eller en Kanban-tavla. Kanban-tavlan passar oftast bättre i ett agilt team och ännu bättre i ett agilt team i en agil organisation.

Digital projekthantering och effektiv projektstyrning

Att använda ett digitalt projektledningsverktyg gör oftast projekthanteringen mer effektiv och det blir enklare att samarbeta, samordna, ge feedback och se hur projektet fortlöper.

Utgå ifrån vad du behöver, men ta gärna med dig dessa vägledande exempel på funktioner när du letar efter ett verktyg för din projekthantering:

  • Smidigt skapande av projekt via gemensamma mallar.
  • Stöd för klassiska projektmodeller, agila modeller och hybridmodeller.
  • Smart och enkel hantering av projektplaner (skapa och modifiera).
  • Import av projektinformation från MS Excel och koppling mot MS Project.
  • Kanban-översikter för smidig planering.
  • WBS-visning av projekt och resurser ner på aktivitetsnivå.
  • GANTT-planering av projekt (drag and drop) med hantering av kritiska linjen.
  • ToDo-listor, dokument och riskprofiler.
  • Definition av kostnads- och intäktsprinciper för projekt.
  • Automatiserad beräkning av färdigställandegrad baserat på genomförda aktiviteter.
  • Automatiserat skapande av projekt från offerter och anbud.
  • Direkt hantering av resursbehov/resursplanering kopplat till projekt.
  • Grundläggande hantering av dokument (alternativ integration mot extern DMS-lösning).
  • Flexibel definition av kostnadselement och anläggnings- och investeringstyper.
  • Top-down-budgetering i projektstrukturer med avseende på tid (timmar/dagar) liksom Kostnader.
  • Flexibel definition av tidsspann – månader, kvartal och år.
  • Smidig analys av planer relativt utfall (pågående projekt) i samband med budgetering prognostisering och omplanering.
  • Konfigurerbara modeller för projektlivscykelhantering (arbetsflöden och godkännanden).
  • Konfigurerbara statusrapporter – med automatisk distribution via e-post.
  • Automatisk beräkning av nyckeltal (effektivitet, lönsamhet m.m.).
  • Snabb inrapportering av färdigställandegrad – Earned Value, Percentage Completion.
  • Samlade översikter/dashboards med all väsentlig information samlad.
  • Konfigurerbara riskmodeller.
  • Grafisk beskrivning av riskprofiler.
  • Flexibla modeller för allokering av resurser mot projekt (projektdrivet / resursdrivet).
  • Allokering av resurser baserat på kompetensbehov och tillgänglighet.
  • Definition av arbetsflöden för förfrågan respektive godkännande.
  • Reservation (förfrågan/bokning) av namngivna resurser eller simulerade resurser (roller).
  • Automatisk beräkning av tillgänglighet relativt kalendrar och bokningar i andra projekt.
  • Automatisk hantering av bokningsperiod baserat på kopplade projektaktiviteter.
  • Hantering av återkommande bokningar och frånvaro.
  • Simulering av resursallokeringar.
  • Hantering av kompetenser och kompetensmatriser.
  • Sökning av resurser utifrån kompetens.
  • Resurs- och beläggningsöversikt.
  • Beläggningsprognos, inklusive simuleringar.
  • Definition av kalendrar, tillgänglighet och frånvaro.
  • Definition av prisregler för kostnader och intäkter (om relevant).

10 minuters videodemo av Hypergenes lösning: