Rätt systemstöd frigör tid och resurser inom individ- och familjeomsorgen
”Tänk om man med en knapptryckning kunde få fram all den information som vi lägger så mycket tid på att manuellt jaga och sammanställa.” Ett önsketänkande? Faktum är att vi aldrig varit närmre än vad vi är just nu.
I vår roll som leverantör av beslutsstödsystem träffar vi många olika kommuner, och en sak som i princip alla har gemensamt är frustrationen över att behöva lägga mycket tid och kraft på sammanställningar av olika slag. Att ta fram underlag för analyser, månadsrapporter eller nyckeltal är något som i regel kräver en hel del manuellt arbete, vilket i sin tur ofta är mycket tidskrävande.
Inte sällan kräver det specifik kunskap om hur man tekniskt får ut informationen från kommunens verksamhetssystem. Det leder många gånger också till ett personberoende där enbart ett fåtal personer kan hämta den information som efterfrågas.
Det är inte heller alltid så enkelt att det går att hitta all information på ett och samma ställe. En del finns såklart i organisationens verksamhetssystem (Procapita/Lifecare, Treserva, Pulsen Combine etc.). Andra delar behöver hämtas från ekonomisystem och personalsystem. Till det kommer en hantering och bearbetning av informationen för att göra beräkningar som krävs eller för att få slutresultatet i rätt format och layout.
Smarta lösningar för individ- och familjeomsorgen förändrar förutsättningarna till det bättre
Måste man verkligen gå in och leta manuellt i verksamhetssystemet för att hitta information och statistik? Nej, faktiskt inte. Det finns alternativ och smarta lösningar.
För att hjälpa kommuner att få bättre åtkomst till sin verksamhetsdata så har vi utvecklat en applikation för individ- och familjeomsorgen. Syftet är helt enkelt att minimera den manuella hantering som krävs för att ta fram information och statistik gällande verksamhetens processer.
Varje natt läser Hypergene över data från verksamhetssystemet och fyller på i IFO-applikationens rapporter. Det innebär i praktiken att användare i kommunen på ett enkelt och smidigt sätt snabbt får tillgång till uppdaterad och sammanställd information om t.ex. aktualiseringar, utredningar, beslut, insatser och försörjningsstöd.
Från övergripande statistik om exempelvis antal aktualiseringar till mer djuplodande analys om orsakssamband, handläggningstider eller specifika urval om grupper av brukare. Kommunerna får samtidigt en gemensam bild och ett faktabaserat underlag. Det är en viktig del i att kunna leda och utveckla verksamheten.
Hur kan robotar och automatisering frigöra tid och resurser?
Vi har väl alla tagit del av handläggarroboten i Trelleborg som till stor del automatiserar försörjningsstödsprocessen?
Roboten är i grund och botten en programvara som arbetar precis som en handläggare gör. Det vill säga att den loggar in i systemet och genomför de klick, inställningar och kontroller som en handläggare annars skulle göra. Det är en teknisk lösning som används för att skapa en smartare välfärd.
Intresset har inte låtit vänta på sig utan det här är något vi absolut kommer se mer av framöver. Det finns röster för och emot den här typen av teknik. Ett av de starkaste argumenten för är att det faktiskt frigör tid som nu inte längre behöver läggas på återkommande moment utan istället kan de anställda fokusera på att få folk i arbete.
Jag skulle inte vilja gå så långt att kalla Hypergene för en robot, men det finns faktiskt en hel del likheter. Låt mig ge ett par konkreta exempel:
En återkommande uppgift som åligger kommuner är att beräkna och rapportera in olika typer av nyckeltal. Dessa går därefter att hitta i Kolada, kommun- och landstingsdatabasen, för att t.ex. göra jämförelser med andra kommuner. Ett exempel är KKIK*-nyckeltalet ’Ej återaktualiserade personer med försörjningsstöd ett år efter avslutat försörjningsstöd, andel (%) (U31462)’.
Syftet är att få kunskap om hur många brukare som kommit ut i varaktig försörjning efter insats hos socialtjänsten. Här hör vi ofta en djup suck och vittnesmål om att det både är krångligt och tidsödande att ta fram själva nyckeltalet. Man behöver manuellt gå igenom en stor mängd poster i verksamhetssystemet om brukare och göra olika former av handpåläggning för att få fram resultatet.
Vår applikation arbetar här likt en robot. Den applicerar de regler som ligger till grund för beräkningen och går snabbt igenom underliggande data för att automatiskt generera både själva nyckeltalet men även ett fullständigt underlag, som dessutom är analyserbart utifrån t.ex. kön, ålder eller handläggare. Och ja, vår applikation beräknar faktiskt samtliga KKIK-nyckeltal för individ- och familjeomsorgen.
*KKIK står för kommunens kvalitet i korthet.
Enklare rapportering
Ett annat exempel är månadsrapporter. Innehållet kan såklart variera men ofta ser vi en kombination av information om verksamhet och ekonomiskt utfall med tillhörande analyser och kommentarer. Med hjälp av ett av våra senaste verktyg, verksamhetsrapportering, är det nu fullt möjligt att även i hög grad automatisera den här processen.
För en kommun som använder Hypergenes olika applikationer öppnas nu stora möjligheter. Rent praktiskt skapar kommunen en mall och bestämmer vilket innehåll som ska finnas med i form av diagram, tabeller och nyckeltal. De kan också definiera vilka personer i organisationen som ska lägga in texter eller kommentarer.
Därefter gör verktyget sitt jobb och hämtar data från olika ställen i Hypergene och fyller rapporten med uppdaterade diagram, tabeller och underlag. De som har uppgifter relaterat till rapporten blir meddelade av systemet och kan direkt gå in och skriva en kommentar om t.ex. månadens resultat. Via ett knapptryck får kommunen sen ut rapporten i rätt format med rätt layout, helt enligt kommunens grafiska profil.
Vad ska ni göra med all den tid som blir över när ni inte längre behöver jaga data, beräkna nyckeltal och klippa och klistra för att skapa återkommande rapporter? Om ni berättar det för mig så berättar jag mer om våra lösningar. Hör av dig så kan vi ta en diskussion och se hur vi kan hjälpa just dig.
Vill du veta mer om Hypergene?
Hypergenes kunder kan effektivisera sina finansiella planeringsprocesser, följa upp verksamheten genom avancerade analys- och rapporteringsmöjligheter och arbeta med målstyrning på ett sätt som bryter ner övergripande planer till mål, nyckeltal och aktiviteter i hela organisationen.
Vill du veta mer? Läs mer om vår lösning här eller titta på en 7 minuters videodemo av vår lösning:
"Redan från början har kommunerna varit en viktig kundgrupp”
Theres Nordblad har haft många roller innan hon blev chef för Hypergenes konsultorganisation, både inom näringslivet och på kommuner som Stockholms stad. Business controller, verksamhetscontroller och utvecklingschef är några exempel.
7 tips för implementation av Hypergene Budget och prognos för kommuner
Du som står inför att köpa in ett digitalt stöd för ekonomistyrning till din kommun får här generella tips på vad du kan tänka på innan projektstart, hämtat från Hypergene-kunden Västerås stad.
Hur Västerås stad blev 27% mer effektiva i budgetarbetet
90 procent av Hypergenes kommunkunder väljer applikationen Budget & prognos – en mycket välanvänd del av Hypergenes helhetslösning för kommuner. Varför passar Hypergene kommuners ekonomiska styrning? Vad var Västerås stads behov? Vad blev resultatet?
