Så samlade myndigheten stor del av sin styrning i Hypergene 

I korthet:

• Svenska ESF-rådets uppdrag är att främja sysselsättning genom stöd till näringsliv och kompetensförsörjning via den Europeiska Socialfonden.
• Tidigare var administrationen av budget och prognos resurstung, med många manuella processer och data utspridda i dokument.
• Med Hypergene kan myndigheten samla sin verksamhetsplanering och integrera data från ekonomisystemet.

Svenska ESF-rådet är en myndighet som verkar under Arbetsmarknadsdepartementet. Den har funnits sedan 2000 och har omkring 140 medarbetare på åtta orter, med huvudkontor i Gävle. Dess uppdrag är att förvalta den Europeiska Socialfonden i Sverige – ett viktigt och högaktuellt uppdrag.  

Fonden är ett verktyg för EU att främja sysselsättningen i Europa, bland annat genom stöd för näringsliv och kompetensförsörjning. Myndigheten arbetar utifrån samma programperioder som EU:s finansplan, det vill säga 7 år i taget. Nuvarande period inleddes 2021 och avslutas 2027. 

I årsredovisningen för 2024 märks bland annat 1,6 miljarder kronor i beviljade medel till 180 olika projekt. Totalt har man nått över 79 000 personer. För att driva verksamheten får myndigheten förvaltningsanslag från regeringen, tekniskt stöd från EU samt redovisningstjänst och lön via Statens servicecenter. 

“Administrationen av budget och prognos med vårt förra system var lite bökig – allt behövde göras på flera olika ställen”, förklarar Linda Knutsson, controller på Svenska ESF-rådet.

Arbetet med Hypergene 

Innan Hypergene satt man och försökte planera verksamheten med PowerPoint-, Word- och Excelfiler, som mejlades i olika versioner, kors och tvärs mellan controllers och chefer. 2021 insåg man att detta behövde förändras och drog igång ett projekt för att se över styrmodellen. Först därefter började arbetet med att hitta ett systemstöd. 

Hösten 2022 hade myndigheten upphandlat Hypergene och tog de första stegen mot implementering. Målet var tydligt: att ha allt på ett ställe, digitalt och sammanhållet. De första modulerna blev verksamhetsrapportering, målstyrning och KPI-uppföljning. Dessutom integrerades data från ekonomisystemet.  

“Modulerna vi började med var väldigt användbara. Vi har digitaliserat många rapporter med hjälp av dem”, säger Linda Knutsson. 

Två år senare tog de nästa steg och införde budget och prognos i Hypergene. Tidigare låg budgeten i ekonomisystemet, men lösningen krävde omfattande registervård. I Hypergene har det blivit enklare, inte minst för cheferna som nu kan få tillgång till en gemensam lösning – inklusive personalbudget i vissa fall – med tydligare sammanhang och tidsbesparing som effekt. 

Helt nya förutsättningar 

Skillnaden från hur man jobbade för fem år sedan är som dag och natt. I dag sker uppföljning, rapportering och återrapportering i automatiserade och lättillgängliga rapporter.  

“Det är lättare att dela ner uppgifter till respektive chef, enklare att göra flerårsprognoser och det bästa av allt – ändringar syns direkt”, säger Linda Knutsson. 

Verksamhetsplanen, årsredovisningen, mål, risker, miljömål, regeringsuppdrag och mer – allt finns på samma ställe, nämligen i Hypergene. Och redan nu tänker man på nästa steg: modulen för systematiskt arbetsmiljöarbete. Linda Knutssons främsta råd till dem som funderar på Hypergene är att ha rätt approach till införandet: 

“Fastna inte i att det ska bli perfekt direkt. Vi fick till en lösning, som ändå var bättre än innan, och sen har vi skruvat på den vartefter.”