Leverantörstroheten ökade från 76 till 97 procent när Ludvika kommun fick bättre koll på inköpen

Vi har redan minskat inköpskostnaderna med 43 miljoner kronor per år.

Maria Westerlund, inköpssamordnare, Ludvika kommun

"En normalkommun i Sverige handlar för en miljard kronor om året. Det finns statistik som visar att 30 procent handlas utan avtal med leverantörer och då är så kallade vilda inköp" berättar Maria Westerlund, inköpssamordnare på Ludvika kommun.

Utmaning

I Ludvika kommun hade Maria, i sin roll som inköpssamordnare på kommunens ekonomiavdelning, svårt att överblicka alla inköp. Inköpsansvaret var en decentraliserad process som involverade många människor. Offentlig verksamhet behöver förhålla sig till lagar som reglerar hur inköp får gå till, till exempel lagen för offentlig upphandling (LOU).

Som inköpssamordnare var det svårt att följa hur väl inköpen efterlevde lagkraven. Medarbetare, som ibland saknade kompetens på området, hade rätt att göra inköp. Decentraliseringen bidrog också till en otydlighet kring vem som hade ansvar för helheten. Avtal som tecknades med olika leverantörer levde sina egna liv och lagrades på spridda ställen i organisationen.

Maria berättar att hon för att kunna följa upp leverantörstrohet fick lägga ner extremt mycket tid och att det mesta bestod av manuellt arbete. Bara att samla in och sammanställa alla avtal var ett stort jobb. När avtalen väl fanns i ett register gick de att jämföra mot leverantörsreskontra. Det rörde sig om hundratusentals fakturor där alla manuella sammanställningar begränsade analysmöjligheterna.

"Det tog mig tre månader att få fram rapporter kring vår leverantörstrohet för ett års inköp."

Sammanfattning:

• Decentraliserad inköpsorganisation.
• Svårt att överblicka alla inköp och analysera leverantörstroheten.
• Mycket manuellt arbete med att sammanställa viktiga rapporter kopplat till inköp.

Lösning

I samband med en översyn av kommunens ekonomiska processer fick Maria i uppdrag att se över inköpsstyrningen. Det blev ett prioriterat område.

Genom att addera Hypergenes stöd för inköpsanlays och lägga till leverantörsregistret i systemet blev det möjligt att smidigt ta fram rapporter för att jämföra och analysera data kring avtal, inköp och transaktioner samt att följa upp leverantörstroheten. Lösningen fångar upp alla inköp, det vill säga såväl inköp som görs via fasta rutiner och som normalt kan fångas upp via ett traditionellt inköpssystem, som de så kallade vilda inköpen.

För att få till ett förändrat inköpsbeteende har Maria använt sig av rapporter som skapat engagemang och synliggjort brister, som till exempel var avtal saknats. Det har också varit avgörande att hon i projektet haft mandat att i en hög grad centralisera inköpsansvaret. Maria har utarbetat nya policys, satt upp nya rutiner och bidragit till att de med inköpsansvar får utbildning.

Sammanfattning:

• Hypergenes applikation för inköpsanalys och en översyn av interna processer.

Resultat

Nu tar det inte mer än en dag att få fram de rapporter och analyser kring inköp som ledningsgrupper och kommunledning behöver. Det är lätt att följa leverantörstroheten och se var nya leverantörsavtal behöver upprättas.

"Att löpande kunna visa hur en verksamhet ligger till i jämförelse med en annan har inspirerat. De chefer som i början låg sämst till när det gäller leverantörstrohet, tillhör nu gruppen som presterar bäst."

Inköpskulturen på Ludvika har förändrats. Strukturer finns på plats och alla vet vad som gäller. Hela projektet har inneburit att leverantörstroheten har ökat från 76 till 97 procent.

"Vi har redan minskat inköpskostnaderna med 43 miljoner per år," avslutar Maria.

Det är pengar som nu kan gå till verksamheterna. Det innebär att Ludvika kommun har utvecklat en inköpsstrategi som kan skapa värde för brukarna.

Sammanfattning:

• Leverantörstroheten har ökat från 76 till 97 procent och inköpskostnaderna har hittills minskat med 43 miljoner kronor per år.