Bättre styrning av verksamheten, ökad förståelse för affären och nya möjligheter att agera på avvikelser

Inspira startade 1984 och sedan dess växt till 1 400 medarbetare som arbetar med arbetsplatsservice hos ett stort antal företag och organisationer. Det kan handla om såväl lokalvård och bemanning, som kontorsmaterial, växtinredning och mat & dryck.

Utmaning

  • Egenutvecklad lösning med begränsningar
  • Behov av effektivare ekonomisk planering, uppföljning och ad-hoc analys
  • Svårt att skapa en ekonomisk förståelse i verksamheten

Lösning

  • Hypergenes lösning för budget och prognos, samt att i nästa steg börja arbeta med affärsplaneringen i samma lösning

Resultat

  • Ett nytt och bättre sätt att styra verksamheten
  • Ekonomiavdelningens arbete har blivit mycket enklare samtidigt som verksamheten fått möjligheter till analys och uppföljning
  • Ökad förståelse för bolagets kunder och dess underliggande leveranser
Jag är väldigt nöjd med Hypergene, vi har fått ut det vi ville ha och lite till. Vi har kommit ifrån manuellt arbete med Excel och kan på ett bättre sätt använda verktyget till att styra verksamheten. Nu känner vi även att verksamheten kan äga sina resultat och själva agera på avvikelser inom sitt område.
Maria Karlström, ekonomichef

Utmaning

”Vi har haft en stark utveckling av bolaget men samtidigt brottats med hur vi ska bli effektivare i vår ekonomiska planering, uppföljning och ad-hoc analyser” säger Maria Karlström som är ekonomichef på Inspira.

Ekonomiavdelningens arbete har byggt på en egenutvecklad lösning med flera begränsningar – både inom det löpande arbetet, inom förvaltning av systemet samt för möjligheter till egna analyser. Det har dessutom varit svårt att skapa en ekonomisk förståelse i verksamheten och låta dem ”äga” sina egna resultat.

”Behovet av ett nytt systemstöd var tydligt. Vi träffade därför ett antal leverantörer som fick visa sina lösningar inom budget, prognos och uppföljning. Frågeställningarna var tydligt definierade då vi var måna om att få en leverantör som passade våra behov och vår storlek”, säger Maria Karlström.

Lösning

Valet föll på Hypergene, inte minst på grund av att lösningen hade alla efterfrågade funktioner, men också för att funktioner för affärsplanering och rapportering fanns direkt i systemet.

”Inledningsvis ligger fokus på budget och prognos, men tanken är att i nästa steg börja arbeta med affärsplaneringen i Hypergene och därmed få ihop den med Inspiras icke-finansiella verksamhetsstyrning. I implementeringen har både produkten och Hypergenes konsulter betytt mycket för hur vi kan utveckla våra processer och vår effektivitet”, berättar Maria Karlström.

I den mer långsiktiga planen ligger att även supportfunktioner som säljarna och kalkylering ska börja använda Hypergene. Lösningen ska inkludera säljstatistik, möjlighet att skapa bättre beräkningar/underlag i säljprocessen baserat på historiska data samt få en bättre överblick över helhetsbilden hos kunden.

Resultat

”Jag är väldigt nöjd med Hypergene, vi har fått ut det vi ville ha och lite till”, säger Maria Karlström

Genom Hypergene har Inspira också fått nya möjligheter till analys där de kan se och bättre tolka avvikelser.

”Vi har kommit bort från manuellt arbete med Excel och kan på ett bättre sätt använda verktyget till att styra verksamheten. Vi har fått en annan förståelse för hela kunden och dess underliggande leveranser. Nu känner vi även att verksamheten kan äga sina resultat och själva agera på avvikelser inom sitt område. Ekonomiavdelningens arbete har blivit mycket enklare samtidigt som vi gett verksamheten nya möjligheter till analys och uppföljning”, avslutar Maria Karlström.

Växel

Växel: +46 (0)40-661 10 00