Projektplanering och projekthantering

Projektplanering är en process för att definiera målen för ett projekt och att bestämma vilka resurser som behövs för att uppnå målen. Det innefattar att definiera projektets omfattning, tidslinjer, budget, risker, kommunikationsplan och teamorganisation.

Projektplan

En projektplan är en skriftlig dokumentation som beskriver hur projektet ska genomföras, vilka steg som ska tas, vilka resurser som behövs och när varje steg ska utföras. Planen fungerar som en guide för projektledaren och teamet och ger en struktur för att hålla projektet på rätt spår.

Projektplanering är en viktig del av projektledning eftersom det hjälper till att minska osäkerheten kring projektets genomförande och säkerställer att alla involverade parter är överens om projektets mål och hur de ska uppnås.

En väl genomtänkt projektplan kan också bidra till att identifiera och hantera eventuella risker och problem i förväg, vilket minskar sannolikheten för misslyckanden eller förseningar i projektet.

Projektplanering

Det är viktigt att din projektplan tar avstamp i väldefinierade, mätbara och kommunicerade mål. När dina mål är tydliga och införstådda är det lättare att undvika missförstånd under projektet gång.

Delmål och eventuella KPI:er hjälper dig styra och justera i längre eller större projekt. Det skapar också en djupare förståelse i teamet kring hur det går för projektet, vilket skapar engagemang och öppnar upp för dialog.

Se till att kartlägg projektets förutsättningar och intressenter. Det kan handla om olika krav och påverkare, budgeten, resurser eller faktorer utanför företaget som du får nys om genom en omvärldsanalys som du eventuellt behöver genomföra i samband med projektplaneringen.

En risk inom projektplanering är en oväntad händelse som negativt kan påverka personer, processer, teknologi eller resurser som är involverade i projektet. Identifiera och analysera potentiella risker för att intressenterna och projektteamet ska kunna förhålla sig till dem.

Det är till stor hjälp att tidigt dokumentera riskerna och föra dialog med intressenterna kring deras betydelse och eventuella påverkan på projektet. Fråga dig vad som kan påverka projektet, när denna händelse kan ske, hur stor sannolikhet det är, vilken inverkan det kan ha på projektet och vilka faktorer som kan leda fram till att risken realiseras.

När projekt misslyckas kan det handla om att nyckelpersoner på olika sätt faller ur och vid längre eller större projekt handlar det ofta om att kommunikationen kring projektet inte fungerar över tid eller så pass brett som den borde.

En nyckel här kan vara projektgruppens sammansättning och det mandat som projektledaren har med sig inför och under projektet. Det är viktigt att definiera rollerna och ansvarsfördelningen i projektteamet och hantera förväntningar från både teamet och intressenter.

Det är även en god idé att dokumentera hela projektplanen med budget (med fokus på kostnader), ansvarsområden (och roller), tidslinje och mål (inklusive kvalitetsmål). Då kan både intressenter och teamet godkänna eller åtminstone ta till sig projektplanen och eventuell projektkommunikationsplan.

Här kan du utgå ifrån en mall och om ingen finns kan du skapa en för framtiden. Tänk också på att ha B-planer redo och ta gärna ut lite extra tidsutrymme för oförutsedda händelser.

Projekthantering

Projekthanteringen hjälper dig och ditt team strukturera, utföra och spåra de aktiviteter som skapar värde för ditt projekt och för det framåt. Projekthanteringen handlar om att hantera de arbetsuppgifter som ditt projekt består av.

Även om genomförande är tydligt sammankopplat med projekthantering kan projekthantering även anses innefatta projektplanering, teamorganisation, riskhantering och någon form av slutredovisning som berättar om målen nåtts, om det värde som skapats och vad som ska tas med till nästa projekt.

Engagera teamet tidigt och se till att alla förstår sina uppgifter och ansvarsområden. Kommunikation och samarbete är viktigt för att säkerställa att projektet rör sig framåt och enligt plan. Bolla gärna projektets tidslinje med teamet tidigt för att ni gemensam ska kunna stämma av om den är realistisk.

Gartner har observerat att många projektledare fokuserar på att förbättra samarbetet, kommunikationen och rapporteringen, och att det idag handlar om mer än att leverera projekt i tid och inom budget. Snarare handlar det om att säkerställa det förväntade affärsresultatet och värdet.

Fokusera på att uppnå resultatet i stället för att bara slutföra aktiviteter. Det är viktigt att vara flexibel och anpassa projektplanen när det behövs för att säkerställa att projektet når de önskade resultaten. Framgångsrik projektledning kännetecknas av den pågående utvecklingen och förfiningen av metoder och praxis.

Det är en god idé att använd ett sätt att visualisera och kommunicera projektet. Exempelvis genom Gantt-schema, Milstolpeschema eller en Kanban-tavla. Kanban-tavlan passar oftast bättre i ett agilt team och ännu bättre i ett agilt team i en agil organisation.

PMO och portföljhantering

Större organisationer eller företag som hanterar många projekt brukar ha ett PMO och en projektportfölj som administreras via en mjukvara.

Ett PMO (Projekt Management Office) är en grupp inom en organisation som samlar information om projekt och program. Syftet med ett PMO är att ge en överblick över pågående projekt och program, för att hjälpa organisationen att ta strategiska beslut om sin projektportfölj.

En projektportfölj är en samling av olika projekt som en organisation har beslutat att genomföra eller redan är involverad i. Projektportföljen kan inkludera projekt som är i gång eller planeras att påbörjas.

En projektportfölj ger organisationen en överblick över projekten och hjälper till att prioritera och hantera resurserna på ett mer effektivt sätt. En projektportfölj kan också användas för att bedöma projektens övergripande strategiska mål och målsättningar och göra justeringar i projektportföljen efter behov.

Projektverktyg

Att använda ett digitalt projektledningsverktyg gör oftast projekthanteringen mer effektiv och det blir enklare att samarbeta, samordna, ge feedback och se hur projektet fortlöper.

Utgå ifrån vad du behöver, men ta gärna med dig dessa vägledande exempel när du letar efter ett verktyg för din projektstyrning:

• Smidigt skapande av projekt via gemensamma mallar.
• Stöd för klassiska projektmodeller, agila modeller och hybridmodeller.
• Smart och enkel hantering av projektplaner (skapa och modifiera).
• Import av projektinformation från MS Excel och koppling mot MS Project.
• Kanban-översikter för smidig planering.
• WBS-visning av projekt och resurser ner på aktivitetsnivå.
• GANTT-planering av projekt (drag and drop) med hantering av kritiska linjen.
• Länk till ToDo-listor, dokument och riskprofiler.
• Definition av kostnads- och intäktsprinciper för projekt.
• Automatiserad beräkning av färdigställandegrad baserat på genomförda aktiviteter.
• Automatiserat skapande av projekt från offerter och anbud.
• Direkt hantering av resursbehov/resursplanering kopplat till projekt.
• Grundläggande hantering av dokument (alternativ integration mot extern DMS-lösning).
• Flexibel definition av kostnadselement och anläggnings- och investeringstyper.
• Top-down-budgetering i projektstrukturer med avseende på tid (timmar/dagar) liksom Kostnader.
• Flexibel definition av tidsspann – månader, kvartal och år.
• Smidig analys av planer relativt utfall (pågående projekt) i samband med budgetering prognostisering och omplanering.
• Konfigurerbara modeller för projektlivscykelhantering (arbetsflöden och godkännanden).
• Konfigurerbara statusrapporter – med automatisk distribution via e-post.
• Automatisk beräkning av nyckeltal (effektivitet, lönsamhet m.m.).
• Snabb inrapportering av färdigställandegrad – Earned Value, Percentage Completion.
• Samlade översikter/dashboards med all väsentlig information samlad.
• Konfigurerbara riskmodeller.
• Grafisk beskrivning av riskprofiler.
• Flexibla modeller för allokering av resurser mot projekt (projektdrivet / resursdrivet).
• Allokering av resurser baserat på kompetensbehov och tillgänglighet.
• Definition av arbetsflöden för förfrågan respektive godkännande.
• Reservation (förfrågan/bokning) av namngivna resurser eller simulerade resurser (roller).
• Automatisk beräkning av tillgänglighet relativt kalendrar och bokningar i andra projekt.
• Automatisk hantering av bokningsperiod baserat på kopplade projektaktiviteter.
• Hantering av återkommande bokningar och frånvaro.
• Simulering av resursallokeringar.
• Hantering av kompetenser och kompetensmatriser.
• Sökning av resurser utifrån kompetens.
• Resurs- och beläggningsöversikt.
• Beläggningsprognos, inklusive simuleringar.
• Definition av kalendrar, tillgänglighet och frånvaro.
• Definition av prisregler för kostnader och intäkter (om relevant).

10 minuters videodemo av Hypergenes lösning:

Vad är resursplanering?

Resursplanering handlar om att identifiera, prognostisera och allokera resurser i verksamheten. Resursplaneringen ska säkerställa ett effektivt utnyttjande av resurser och är en naturlig del i arbetet i tjänsteföretag och projekt.

Vad är personalplanering?

Personalplanering (Workforce Planning) är arbetet med att optimera för att ha rätt mängd medarbetare, med rätt kompetens och erfarenhet, som utför rätt uppgifter, på rätt plats, vid rätt tidpunkt.

Budgetverktyg – och hur du ska tänka

Är du ute efter ett nytt budgetsystem för ditt företag och undrar hur du ska agera? Här går vi igenom vad du ska tänka på och ger dig fyra konkreta råd.