Med Hypergene får OsloMet ett heltäckande stöd för verksamhetsstyrning

I januari 2018 fick OsloMet status som universitet, även om de varit högskola längre än så.  Mycket längre till och med, då de i flera hundra år bedrivit utbildningsverksamhet i de högskolor som OsloMet är en sammanslagning av.

Utmaning

  • Mycket manuell administration, dålig överblick och för låg datakvalitet

Lösning

  • Hypergene för målstyrning, budget och prognos, uppföljning och analys, verksamhetsrapportering samt riskhantering

Resultat

  • Heltäckande stöd för verksamhetsstyrning, bättre överblick, tillförlitlig data, mindre manuellt arbete, möjlighet att ta fram helt ny typ av statistik

Med över 20 000 studenter, fler än 2 000 anställda, fyra forsknings- center, lika många fakulteter och över 90 utbildningsprogram, från bachelor degrees till de sex doktorsprogrammen, är OsloMet idag Norges tredje största universitet. Även om universitetet har historiska anor sätter de stort värde i att ligga i framkant när det kommer till verksamhetsstyrning och digitalisering. Därför började de att under 2017 sondera terrängen efter en systemlösning som kunde hjälpa dem att ta nästa steg.

Utmaning

OsloMet hade en tydlig idé om hur de vill att verksamhetsstyrningen ska fungera. Samtidigt satt de fast i Excel och Word, vilket ledde till låg transparens och tillförlitlighet samt mycket administration och manuella rutiner. Istället ville de att cheferna skulle ha rätt information för att kunna fatta rätt beslut. Strategiska mål skulle dessutom kunna brytas ner för att åstadkomma en tydlig ansvarsfördelning. Exakt hur detta skulle omsättas i en systemlösning visste man inte, men det stod ändå klart ett de behövde ett nytt tekniskt stöd för sina styrprocesser. Systemet skulle kunna leverera de 20 viktigaste nyckeltalen, som hämtas från en mängd olika datakällor. Det skulle också ha stöd för målstyrning, långtidsplaner och handlingsplaner, stöd för budget, portföljstyrning av projekt samt riskhantering.

”Vi kan inte tänka oss att gå tillbaks till hur vi hade det tidigare med alla excelfiler och worddokument som skickades runt”, säger Idun Thorvaldsen, sektionschef för ekonomi- och verksamhetsstyrning på OsloMet om införandet av Hypergene.

Lösning

Systemlösningen från Hypergene är heltäckande och har stöd för målstyrning, budget och prognos, uppföljning och analys, verksamhetsrapportering och riskhantering. Lösningen använder sig av integrationer med flera system, däribland ekonomisystemet UBW, HR-systemet SAP, nationella forskningsinformationssystemet (där de hämtar data ifrån publikationer), samt studentsystemet. All data lagras i Hypergenes eget datalager. Därefter hanterar flödesmotorn, systemets hjärta, att sortera och dela ut rättigheter, vilken data som skickas vart och vem som har rätt att se vilka uppgifter.  

I lösningen finns även stöd för att arbeta med målstyrning, handlingsplaner, årshjul med driftuppgifter samt riskhantering. Dessutom ska OsloMet använda Hypergene för såväl tertialrapporter, årsrapporter och kvalitetsredovisning som för långtidsbudget, årsbudget, prognostisering samt portföljstyrning.

Bland användarna av systemet finns både chefer och administrativ personal. Dessutom har varje enhet en egen superuser. Responsen från användarna har varit väldigt positiv och bland kommentarerna märks åsikter om att Hypergene är intuitivt och användarvänligt, dvs att det är lätt att lära sig, lätt att hitta rätt information och tidsbesparande eftersom svarstiden från systemet är så kort. Enligt Idun Thorvaldsen så efterfrågar användarna hela tiden mer information eftersom de ser vilken potential systemet har.

Resultat

”Nu har vi all relevant information samlat på ett och samma ställe, vilket ligger helt i linje med hur vi vi vill arbeta. Hypergene har verkligen stor betydelse för cheferna i vår organisation och är ett jättebra stöd i vårt arbete för att nå de mål vi har med verksamhetsstyrning, säger Idun Thorvaldsen.

En funktion som hon nämner specifikt är möjligheten att i resultaträkningen bryta ner och härleda nyckeltal, dvs systemets drill-down funktion. Den här funktionen tillåter att man kan analysera varje nyckeltal, konto eller utgiftspost och härleda varifrån en viss kostnad eller siffra kommer ifrån. Det kan vara budgetenhet, klassificeringsnivå, projektnivå eller klassificeringsnivå. Om det är en faktura man tittar på kan man enkelt borra sig ner till både offert och faktura. Med en enkel menyrad guidar systemet också användaren så att man hela tiden håller reda på var man befinner sig och vad det är man tittar på.

Eftersom Hypergene möjliggör att ta fram och sammanställa nästan vilken information som helst, har OsloMet själva byggt en rapport som kategoriserar och visar antalet anställda på respektive fakultet – en rapport som hjälper dem att ha koll på fördelningen av personalkategorierna. Ett annat exempel är uppföljning av utbytesstudenter. Under 2019 kommer OsloMet att arbeta med det de kallar strategi 2024 i Hypergene: ett arbete där de strategiska planerna brytas ner i huvudmål, delmål och aktiviteter med ansvariga på varje varje nivå eller uppgift.

”Hypergene är verkligen en innehållsrik lösning och kommer täcka större delen av våra behov för verksamhetsstyrning”, avslutar Idun Thorvaldsen.

Växel

Växel: +46 (0)40-661 10 00