”Siffror är inte loket i en organisation, de är hjälpmotorn”

Orden är Bino Catasús, professor i redovisning och revision vid Stockholm Business School, Stockholms universitet. Han är också sakkunnig på Nyckeltalsinstitutet, en organisation som kontinuerligt sammanställer rapporter över nyckeltal inom främst personalekonomi och vars definitioner är flitigt använda.

Vad är tjusningen med verksamhetsstyrning som du ser det?
”Att den spelar roll i hur organisationer lyckas. Även om ledarskap är viktigt så räcker det inte. Organisationen måste också ha en bra ekonomistyrning. Troligtvis kommer det gå väldigt dåligt för ett företag med svag och otydlig ekonomistyrning, eller så kommer ledarskapet få det väldigt svårt”.

Bino Catasús har tre grundläggande punkter för en framgångsrik verksamhetsstyrning. Det första är att ledningen måste veta vart man ska, det vill säga veta vad målet med verksamheten är.
”Om vi inte vet vad vi som är bra, kan vi aldrig lära oss något.”


Den andra är att ledningen måste inse att det är ett ständigt pågående arbete.

”Ekonomistyrning, eller verksamhetsstyrning är inget man gör en gång och sen säger, nu är vi klara, det är ett ständigt pågående arbete och det måste ledarna inse”.
Den tredje punkten är att man måste ha en idé om hur saker och ting hänger ihop.

”Med det menar jag att man måste arbeta utifrån hypoteser. Vi måste utgå ifrån att gör vi A så tror vi att vi kommer lyckas lite bättre än om vi gör B. Sedan får man ta det nya nuläget och ställa sig samma fråga om och om igen, allt med syftet att lära sig och bli bättre. Verksamhetsstyrning handlar om att lära sig”.

Du brukar säga att man ska undvik att rapportera i procent, varför då?
”Ett av de arv som ekonomistyrning har med sig från sitt ursprung i redovisningen är att den är gjord av specialister - för specialister. Men nuförtiden är ekonomistyrning en fråga för alla, antingen jobbar du med det själv eller så blir du konstant påverkad av den. Rapporteringen i procent är ett sådant arv. Procent finns inte. Ingen kan gå och hämta procenten och ta med den till mötet, säger Bino med syftet att visa att det är ett omöjligt innan han fortsätter:
”Det betyder inte att analyser inte kan använda sig av procent, det betyder bara att siffrorna ska rapporteras på användarnas villkor.”.


Alla siffror i en organisation har olika syften enligt dig, vad menar du med det?
”Att man måste veta vad siffran ska syfta till. Om den siffra man tar fram ska användas i till exempel ett bonus- eller belöningssystem så måste siffran vara exakt. Handlar det om att mobilisera en organisation i ett krisläge är exaktheten inte det viktigaste utan då handlar det om att ta fram ett extremt värde som väcker uppmärksamhet och engagemang.”
Den viktigaste anledningen att ta fram siffror och nyckeltal är som han tidigare var inne på, det lärandet syftet.


”Alla möten där det avhandlas siffror borde inledas med att man öppet frågar sig ’vad kan vi lära oss av detta?’ och inte börja med att ta reda på vems fel det är. För vi blir aldrig färdigorganiserade. En rimlig ambition är väl istället att hela tiden bli lite bättre?”


Det optimala antalet nyckeltal
Många organisationer har för många nyckeltal, anser Bino Catasús. Själv rekommenderar han sju plus minus två. Hur har ni kommit fram till den siffran?


Det bygger på en gammal forskning av en psykolog - Georg Miller  - som undersökte hur många observationer vi kan ta till oss och hantera samtidigt.
Det finns också en övertro på siffror hos många organisationer, menar han.  


”Siffrorna är inte loket. De är hjälpmotorn i en organisation. Med det menar jag att siffrorna i sig själv inte gör något utan organisationen kan använda sig av siffrorna för att öka intensiteten i arbetet. ”


Han gör jämförelsen med en person som köper en våg och förväntar sig att gå ner i vikt bara för att man köpt en våg.


Vad är det största misstaget företag gör i sitt arbete med att ta fram nyckeltal?
”Jag ser två saker: Det ena är att man inte kan skilja på att mäta och rapportera. Mätandet är relationen mellan dig och verkligheten. Kommunikation är relationen mellan dig och en mottagare, det vill säga hur man ska kommunicera. Här brister det ofta, vilket resulterar i att man kommunicerar alldeles för många siffror, för svåra siffror utan att egentligen ta sig tid att fundera på vad mottagaren ska med siffrorna till. ”


Här kommer Bino Catasús in på munus, ett begrepp ifrån kommunikationsforskningen som betyder gåva och förpliktelse. En rapportering som är både en gåva och en förpliktelse kräver att mottagaren gör något. Det ställer högre krav på den som är ansvarig för rapporteringen.


”Det andra är att det finns många som tar siffran bokstavligt och inte allvarligt. Som om den vore verkligheten och inte ett hjälpmedel att förstå verkligheten. ’Personalomsättningen är tolv komma tjugotvå procent. Den har gått upp noll komma en procent’. Om siffran noll komma en procent blir bokstavlig så tappar vi antagligen allvaret i frågan, alltså att det kanske till och med är ett mätfel…” avslutar han.


Mer om verksamhetsstyrning finns i vårt white paper "Fem punkter för bättre verksamhetsstyrning". Vill man läsa mer från Bino så har han och hans kollegor skrivit "Boken om Nyckeltal" och "Boken om Personalekonomi".

Växel

Växel: +46 (0)40-661 10 00