Keolis beslutsstöd underlättar trafikplaneringen

Keolis Sverige, driver kollektivtrafiken i flera av landets större städer. Som underlag för planeringen krävs information utifrån många perspektiv som speglar verksamheten.

Utmaning

  • Behov av beslutsstöd som kan hantera stora datavolymer och många integrationer liksom budget och målstyrning.

Lösning

  • Hypergene Beslutsstöd

Resultat

Beslutsstöd med datalager som hanterar tre miljarder transaktioner för planering, styrning och rapportering av verksamheten med stöd för följande arbetsprocesser:

  • Drivarbaserad Budgetprocess (kr, tim, km, personal)
  • Funktions- och kostnadsslagsindelad resultaträkning och koncernrapportering
  • Nyckeltalsredovisning och målstyrning med styrkort

Med Hypergene behöver vi inte bygga allt från grunden. Systemet har en bra stomme där mycket funktionalitet redan finns inbyggt.
Catarina Fritz, CFO, Keolis

Utmaning

Keolis uppdrag från huvudmännen (primärt SL i Stockholm och Västtrafik i Göteborg) är att leverera busstrafiken genom att planera trafiken, anställa och utbilda personalen, tillhandahålla bussar samt verkstäder och mekaniker för service och reparationer. Kraven på Keolis leveranser är höga.

- Man skulle kunna säga att vi springer ett hundrameterslopp varje dag där leveransen alltid måste hålla hög kvalité som gör att resenärerna blir nöjda. För att lyckas är planering och styrning av verksamheten central, berättar Catarina Fritz, CFO på Keolis.

Som underlag för planeringen krävs information utifrån många perspektiv. Tidigare var utmaningen för Keolis avsaknaden av en samlad bild. Informationen fanns, men i mycket stora och manuellt underhållna Excel-modeller, vilket gjorde det svårt att hitta orsaker och se samband. Rapporter och analyser uppdaterades för sällan och tolkningen blev svår. Den gamla informationsstrukturen, byggd på OLAP-kuber, hade dessutom begränsningar i hur datalagret kunde byggas ut mot flera verksamhets- och affärssystem. 

– Vi behövde ett modernt system som kunde hantera många dataintegrationer och stora mängder transaktioner. Dessutom hade vi behov av en långsiktig lösning som vi kunde växa i, både med budget och med styrning av verksamheten utifrån mål och aktiviteter. Vi ser det som en utvecklingstrappa där vi vill kunna addera nya möjligheter, berättar Catarina Fritz.

Lösning

Med Hypergene har Keolis nu ett enda beslutsstöd för all sin analys och rapportering. Lösningen bygger på ett datalager från sex källsystem som  hanterar totalt ca tre miljarder transaktioner per år, bland annat information om planeringsverksamheten, busstrafiken, skadorna, bussflottan, personal och ekonomi. Dessutom har lösningen utökats till att inkludera bolagets budgetprocess och uppföljning av aktivitetsplaner. Nästa steg är att addera modulen för målstyrning så att varje trafikområde kan arbeta strukturerat med sina styrkort – ett arbete som senare ska kunna konsolideras upp på såväl affärsområdesnivå som koncernnivå. Även en utveckling av nyckeltalsuppföljningen finns med i planeringen för att kunna följa förändringen på lägsta nivå inom bolaget t ex i verkstäderna, förarteamen, servicehallarna samt inom driften.

– Med Hypergene behöver vi inte bygga allt från grunden. Systemet har en bra stomme där mycket funktionalitet redan finns inbyggt. Dessutom finns bra stöd för sprida många processer ut i organisationen vilket gör att fler inkluderas i processer som rör analys, budgetering och målstyrning, säger Catarina Fritz.

Rapporterna i Hypergene är rollbaserade och nås via ett webgränssnitt. Områdescheferna på Keolis har tillgång till sitt områdes information där de exempelvis kan se sitt ekonomiska resultat jämfört med budget. Andra rapporter som följs är underhållsarbetet, hur kostnaden ser ut för nyare och äldre bussar, samt rapporter för att följa effektivitet och produktivitet i trafiken (utfall antal timmar och kilometer). Den här informationen påverkar i sin tur nästa års budget på ett konkret sätt.

Resultat

Keolis har idag ett enhetligt beslutsstöd för verksamhetsstyrning som har medfört gemensamma definitioner och en tillförlitlig, effektiv, automatiserad rapportering för både den operativa och strategiska styrningen. Dessutom har utökningen av  systemet lett till en ny budgetprocess som möjliggör att verksamhetsansvariga kan delta vilket inte var möjligt tidigare.

Resultatet är en pricksäker planering och bättre intern kommunikation på alla nivåer, liksom en budgetsprocess som är mer inkluderande och samtidigt mer effektiv. Idag använder cirka 250 personer systemet (TBC). Tidigare var majoriteten av användarna anställda på huvudkontoret, men idag ser Keolis att flest användare finns  i trafikområdena där verksamhetsansvaret ligger. Det tycker Catarina är en positiv utveckling som lett  till ett större engagemang.  

Verksamhetscheferna använder informationen för den dagliga driften och ledningen för att jämföra hur verksamheten fungerar mellan olika områden.

– En stor vinst med vår lösning är att vi har ett gemensamt språk, vi mäter och jämför samma siffror som vi vet definitionen på, vilket sparar mycket tid. Dessutom ser vi stora värden i att Hypergene är utvecklingsbart samt ger oss en snabbhet i arbetet trots våra enorma transaktionsvolymer, avslutar Catarina Fritz.

Växel

Växel: +46 (0)40-661 10 00

Kort om Hypergene

Hypergene är en webbaserad produkt för planering, uppföljning och analys. Med vår hjälp kan organisationer styra mot sina mål och nå en ny, högre nivå av prestation och effektivitet.

Produkten rymmer tre användarvänliga delar som används var för sig eller som en effektiv helhetslösning: Målstyrning, Budget och prognos samt Uppföljning och analys. Hypergene är ett svenskt företag med över 100 medarbetare som 2014 utsågs till Årets Maratongasell av Dagens Industri. Samma år utsåg Computer Sweden oss till ett av Sveriges mest innovativa teknikbolag.

Mer om oss

Kontakta oss

Växel: +46 (0)40 661 10 00
Mejl: förnamn.efternamn@hypergene.se

Servicedesk
Tel: +46 (0)40 661 10 80
Mejl: servicedesk@hypergene.se

Hyperuser.se
Användarnas egna forum

Om cookies

Kontakt