Keolis beslutsstöd underlättar trafikplaneringen

Keolis Sverige, driver kollektivtrafiken i flera av landets större städer. Som underlag för planeringen krävs information utifrån många perspektiv som speglar verksamheten.

Utmaning:

Behov av ett modernt datalager som kan hantera stora datavolymer och många integrationer.

Lösning:

Målstyrning, Budget och Prognos, Uppföljning och analys

 

Resultat:

Datalager (drygt fyra miljarder transaktioner) för planering, styrning och rapportering av verksamheten med stöd för följande arbetsprocesser:

  • Drivarbaserad Budgetprocess kr, tim, km, personal
  • Koncernkonsolidering och eliminering
  • Funktionsindelad resultaträkning och koncernrapportering

Utmaning

Keolis Sverige är en del av Keolis Group som är en internationell leverantör av kollektivtrafik med verksamheter i Europa, Nordamerika och Australien. Keolis Sverige, driver kollektivtrafiken i flera av landets större städer. Keolis omsätter fyra miljarder i Sverige och har 6 500 anställda, varav flertalet är busschaufförer.

Keolis uppdrag från huvudmännen (ex SL i Stockholm, Västtrafik i Göteborg) är att leverera busstrafiken genom att planera trafiken, anställa och utbilda personalen, tillhandahålla bussar, verkstäder och mekaniker för service och reparationer.

–Planering av trafiken är en central del av verksamheten, det handlar både om vilka linjer som skall köras med vilka bussar och vem som skall köra, berättar Jenny Örnulf, chefscontroller.

Som underlag för planeringen krävs information utifrån många perspektiv som speglar verksamheten. Utmaningen för Keolis var avsaknaden av en samlad bild. Informationen fanns, men i manuellt underhållna Excel-modeller, vilket gjorde det svårt att hitta orsaker och se samband. Rapporter och analyser uppdaterades för sällan och tolkningen blev svår pga att gemensamma definitioner saknades.

Den gamla informationsstrukturen, byggd på OLAP-kuber, hade dessutom begränsningar i hur datalagret effektivt kunde byggas ut mot flera verksamhets- och affärssystem.

–Vi behövde ett modernt system som kunde hantera många dataintegrationer och stora volymer. Vi var medvetna om att vår verksamhet driver stora datamängder och att det kan vara en utmaning att hantera våra stora volymer, berättar Jenny som idag är en aktiv användare av den nya lösningen. 

Nu har vi information både från den operativa driften och ekonomin på ett ställe. Jag är faktiskt imponerad över hur bra det fungerar och hur snabbt det är trots våra stora datavolymer.
Jenny Örnulf, chefscontroller Keolis

Lösning

Med Hypergene har Keolis nu skapat ett omfattande datalager från sex källsystem (drygt fyra miljarder transaktioner) som innehåller information om planeringsverksamheten, busstrafiken, skadorna, bussflottan, personal och ekonomi.

 –Med Hypergene behövde vi inte bygga allt från grunden. Systemet har en bra stomme där mycket funktionalitet redan finns inbyggt, säger Jenny Örnulf som tycker att det finns ett nytänk i lösningen med funktioner som gör att användaren kan hantera mycket själv.

 Systemet är idag tillgängligt för alla som behöver informationen för sitt arbete. Dagligen laddas information från planeringssystemet och senast 48 timmar senare kan utfallet av en trafikdag följas upp.

Rapporterna i Hypergene är rollbaserade och nås via ett webbgränssnitt. Områdescheferna på Keolis har tillgång till sitt områdes information, de kan exempelvis se sitt ekonomiska resultat jämfört med budget. Andra rapporter som följs är underhållsarbete, hur kostnaden ser ut för nyare och äldre bussar, samt rapporter för att följa effektivitet och produktivitet i trafiken (utfall antal timmar och kilometer). Den här informationen påverkar i sin tur nästa års budget på ett konkret sätt.

Resultat

Keolis har idag ett enhetligt beslutsstöd för verksamhetsstyrning på plats som har medfört gemensamma definitioner och en tillförlitlig, effektiv, automatiserad rapportering för både den operativa och strategiska styrningen. Resultatet är en pricksäker planering och bättre intern kommunikation på alla nivåer.

Idag använder cirka 200 personer systemet. Tidigare var majoriteten av användarna anställda på huvudkontoret, men idag ser Keolis att flest användare är ute i trafikområdena där verksamhetsansvaret är. Det tycker Jenny är en positiv utveckling som tyder på ett större engagemang.

Verksamhetscheferna använder informationen för den dagliga driften och ledningen för att jämföra hur verksamheten fungerar mellan olika områden. All rapportering till koncernledningen inför sk ”business reviews” sker också genom systemet.

–Den stora vinsten med vår lösning och datalagret är att vi har ett gemensamt språk, vi mäter och jämför samma siffror som vi vet definitionen på, vilket sparar mycket tid, säger Jenny.

Utan det nya datalagret hade det inte gått att beräkna kritiska nyckeltal, som exempelvis kostnad per kilometer, eftersom det kräver en kombination av information från flera källsystem.

–Nu har vi information både från den operativa driften och ekonomin på ett ställe. Jag är faktiskt imponerad över hur bra det fungerar och hur snabbt det är trots våra stora datavolymer, avslutar Jenny.

Växel

Växel: +46 (0)40-661 10 00