Rätt beslutsstöd frigör tid för analys och utveckling av hemtjänsten

”Vi har aldrig haft så bra koll som nu!”
Så uttryckte sig en av våra kunder efter att de infört Hypergenes beslutsstödslösning för sin hemtjänstverksamhet. Tidigare led man av en omfattande administration, bristande insyn i det dagliga utförandet och en avsaknad av bra verktyg och modeller för uppföljning och analys. Med en ny beslutsstödslösning på plats fick de en överskådlig, heltäckande rapportering, bättre koll på ekonomin samt ökad kontroll, kvalitet och effektivitet.

Det händer väldigt mycket intressanta saker inom vård- och omsorgsområdet. Personligen tycker jag det är spännande att ta del av all ny välfärdsteknik som både ökar kvaliteten för brukarna och sparar pengar för samhället. Robotar, digitala möten, trygghetskameror och smarta armband med artificiell intelligens är bara några exempel på lösningar som vi kommer se mer och mer av. Enligt Sveriges Kommuner och Landsting, som är en medlems- och intresseorganisation för Sveriges alla kommuner, regioner och landsting, är nya arbetssätt och ny teknik också en förutsättning för att klara ekonomin långsiktigt, inte minst med tanke på demografiska förändringar.


Ökad befolkning skapar nya utmaningar
Befolkningen ökar kraftigt i både yngre och äldre åldrar. Samtidigt ökar antalet personer i yrkesverksam ålder långsammare än den totala befolkningen, vilket innebär att allt färre personer måste försörja allt fler. Och för att på lång sikt kunna tillhandahålla välfärdstjänster med bibehållen kvalitet kommer vi behöva förändra arbetssätt och samtidigt öka effektiviteten. Här skulle jag vilja understryka vikten av digitalisering av processer för uppföljning och analys. Att skapa förutsättningar för att kunna fatta rätt beslut i en snabbföränderlig värld blir alltmer avgörande. Detta kräver tillgång till rätt information i rätt tid. Vilket inte alltid är helt enkelt att åstadkomma.


Vanligt med många system
För en tid sen genomförde Hypergene en undersökning där vi ställde frågor till ett stort antal chefer och ansvariga tjänstemän inom kommunal vård och omsorg om användning av IT-stöd för rapportering och uppföljning. Svaren var tydliga; chefer ställs inför allt mer omfattande och tidsödande krav på rapportering och uppföljning. Nästan hälften, 43 procent, av cheferna använder minst fem olika system för att hämta eller få tillgång till nödvändigt underlag till det löpande arbetet inom rapportering och uppföljning. Bland det viktigaste som framkom var en önskan om att kunna lägga mer tid och fokus på kärnuppdraget och mindre tid på att söka efter kvalitetssäkrad och tillförlitlig information. Det är här Hypergenes beslutsstödslösningar kommer in i bilden.


Ska vi ha ytterligare ett IT-system tänker du kanske nu? Det kanske låter lite motsägelsefullt, men låt oss titta på själva syftet med en beslutsstödslösning. Ett beslutsstöd har till uppgift att hämta in data och information från organisationens verksamhetssystem, ekonomisystem och personalsystem. Tanken är helt enkelt att automatisera tidskrävande och manuella processer och frigöra tid för analys och förbättring av verksamheten. En stor skillnad är att i ett och samma system kunna få tillgång till underlag och information, istället för att behöva leta i flera olika system.


För en kommun som använder Hypergenes beslutsstödslösningar för äldreomsorgen innebär det att organisationen löpande får bättre koll på verksamhetens processer. Vi hämtar kontinuerligt data från verksamhetens system och sammanställer den i användarvänliga rapporter. Det innebär rent konkret att chefer enkelt och smidigt får koll på hur mycket insatser som har beviljats, hur mycket som har planerats och hur mycket som har utförts. Översikten kombineras med möjligheter att borra sig ner till detaljnivå för att följa upp specifika brukare och säkerställa att de får sina behov tillgodosedda.


Koll på brukarmixen
Samtidigt är det värdefullt att kunna kombinera verksamhetsdata med ekonomiskt utfall och information om verksamhetens tillgängliga resurser. På så sätt kan vi göra löpande kostnadsuppföljningar: Vad kostar det att utföra en hemtjänsttimme? Skiljer det sig åt mellan kommunens verksamheter? Vi kanske också vill titta på produktivitet, dvs. hur stor del av personalens tid ägnas åt brukarna? Det är också viktigt att följa upp kommunens brukarmix; hur stor andel är resurskrävande, hur stor andel ytterfall har vi och har vi rätt antal platser i särskilda boenden? En av de största fördelarna med vår lösning är att uppföljning sker löpande, per månad, eller till och med ner på dagsnivå. Det är också något som efterfrågas mer och mer, att helt enkelt kunna agera snabbare i takt med att behov och förutsättningar förändras. När vi tagit fram vår beslutsstödslösning har vi bland annat utgått ifrån ’Koll på hemtjänsten’ från SKL och RKA, Rådet för främjande av kommunala analyser. Det, tillsammans med erfarenheter från införanden i olika kommuner, gör att vi nu har en mycket kraftfull och heltäckande lösning.


Vi ser ett ökande intresse för våra beslutsstödslösningar, inte minst inom mitt område, vård och omsorg. För det blir allt viktigare att fundera på hur vi kan säkerställa att även i fortsättningen kunna tillgodose brukarnas behov, förändringar i demografi och använda våra skattepengar på bästa sätt. Behoven av snabb tillgång till beslutsunderlag lär nog inte minska utan snarare tvärtom.


Vill ni också kunna säga att ni aldrig har haft bättre koll på er verksamhet? Hör av dig så kan vi diskutera hur vi kan hjälpa just dig.
Andreas Möllås, ansvarig för vård- och omsorg på Hypergene


Om man vill läsa mer om hur SKL ser på framtiden finns Ekonomirapporten att ladda ner här: 
https://skl.se/ekonomijuridikstatistik/ekonomi/ekonomirapporten.7150.html


 

Växel

Växel: +46 (0)40-661 10 00